Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.
En la organización de documentos de archivo, los Archivistas debemos tener claro: ¿Qué vamos a organizar? si es un Archivo de Gestión, un Archivo Central o un Archivo Histórico. Igualmente con la situación que ha vivido Colombia contamos con los Fondos Acumulados los cuales no tienen ninguna intervención archivística ya que han sido documentos que se han ido arrumando y se han dejado abandonados pero por las múltiples necesidades administrativas y legales se tienen que organizar.
Además organizando los documentos de archivos podemos encontrar:
§Diversidad de épocas: medievales,modernos, contemporáneos,o deahora mismo
§Diversidad caligráfica: manuscritos, mecanografiados o escritura deordenador
§Diversidad tipológica,(se debe conocer la entidad con sus funciones, procesos y procedimientos para identificar los tipos documentales que se deben manejar)
§Diversidad de archivos-documentos y e-documentos(documentos electrónicos)
El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprende los procesos archivísticos de:
CLASIFICACIÓNDOCUMENTAL
Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad.
Operación intelectual que consiste en el establecimiento de un orden sistemático en un fondo documental de acuerdo con unos criterios, que pueden estar basados en:
Las Acciones: CLASIFICACIÓN FUNCIONAL
La Estructura Orgánica: CLASIFICACIÓN ORGÁNICA
Los asuntos o materias: CLASIFICACIÓN POR MATERIAS[1]
[1]Julia María Rodríguez, Carpeta de Esquemas y Experiencias.España 2008
