MANUAL DE ARCHIVISTICA ***** Ana Maria Chaves Chaux
 
  CONTENIDO
  REGISTRARSE
  INICIAR SECION
  CAPITULO I
  CAPITULO II
  CAPITULO III
  CAPITULO IV
  CAPITULO V
  CAPITULO VI
  CAPITULO VII
  CAPITULO VIII
  CAPITULO IX
  CAPITULO X
  CAPITULO XI
  CAPITULO XII
  CAPITULO XIII
  CAPITULO XIV
  ANEXO 1
  ANEXO 2
  ANEXO 3
  GLOSARIO
  BIBLIOGRAFÍA
  CREDITOS
  FORO
ANEXO 3

 

ANEXO 3

 

PROPUESTA DE CUADRO DE CLASIFICACIÓN

 

De acuerdo con el organigrama tipo que servirá de referencia para la elaboración del cuadro de clasificación propuesto en la organización de los documentos de archivo de las alcaldías del departamento del Cauca.

 

En los municipios se cuenta con tres Órganos de Gobierno como son el Concejo Municipal, la Administración Municipal o Alcaldía y la Personería.

 

Es importante anotar que las series documentales presentadas en esta PROPUESTA DE CUADRO DE CLASIFICACION son generales, si están asignadas a otra sección documental diferente de la propuesta, la Administración Municipal deberá realizar los ajustes correspondientes y si se presentan series que no se utilizan por sus funciones  se recomienda simplemente no tenerlas en cuenta

 

SECCIONES Y SUBSECCIONES PROPUESTAS:

 

1.                   ORGANOS DE GOBIERNO

1.1          CONCEJO MUNICIPAL

1.2          ALCALDIA MUNICIPAL

1.3          PERSONERÍA MUNICIPAL

 

* Los códigos en su orden pertenecen a: sección, subsección, oficina productora, serie documental

 

 

CODIGOS*

OFICINA PRODUCTORA

SERIES

SEC

SUB

OP

SER

1.1

Concejo Municipal

 

1.1.1

Despacho Concejo Municipal

 

1.1.1.1

 

Actas de Apertura

1.1.1.2

 

Actas del Concejo

1.1.1.3

 

Actas de las Comisiones del Concejo

1.1.1.4

 

Acuerdos

1.1.1.5

 

Citaciones

1.1.1.5

 

Constancias y certificados

1.1.1.6

 

Gacetas del concejo

1.1.1.7

 

Historias laborales

1.1.1.8

 

Informes de gestión

1.1.1.9

 

Resoluciones

1.1.1.10

 

Solicitud actos administrativos

           

 

 

 

 

1.2

ALCALDIA MUNICIPAL

 

1.2.1

Secretaria del Alcalde

 

1.2.1.1

 

Actas del Comité de Archivo

1.2.1.2

 

Circulares Informativas

1.2.1.3

 

Circulares Normativas

1.2.1.4

 

Consecutivo de Circulares

1.2.1.5

 

Consecutivo de Correspondencia Despachada

1.2.1.6

 

Consecutivo de Decretos

1.2.1.7

 

Consecutivo de Resoluciones

1.2.1.8

 

Controles de préstamos de documentos

1.2.1.9

 

Planillas Control de Préstamos de Documentos

1.2.1.10

 

Decretos

1.2.1.11

 

Informes a Entes Controladores

1.2.1.12

 

Informes de Gestión

1.2.1.13

 

Inventarios Documentales

1.2.1.14

 

Inventario General del Archivo Central

1.2.1.15

 

Inventarios de Transferencias Primarias

1.2.1.16

 

Programas de Gestión Documental

1.2.1.17

 

Programas de tablas de retención documental

1.2.1.18

 

Programas de Transferencias Documentales

1.2.1.19

 

Programas de gobierno

1.2.1.20

 

Proyecto anual de presupuesto de ingresos y gastos del municipio

1.2.1.21

 

Registros de correspondencia

1.2.1.22

 

Planillas de correspondencia

Despachada

1.2.1.23

 

Planillas de correspondencia recibida

1.2.1.24

 

Planillas de Mensajería Externa

1.2.1.25

 

Planillas de Mensajería Interna

1.2.1.26

 

Resoluciones

 


 

1.3

PERSONERIA MUNICIPAL

 

1.3.1

Despacho de la personería

 

1.3.1.1

 

Actas de Capacitación

1.3.1.2

 

Actas de Conciliación

1.3.1.3

 

Actas de Inspección

1.3.1.4

 

Actas de Posesión a las Veedurías

1.3.1.5

 

Actas de Veedores Comunitarios

1.3.1.6

 

Actas de Visitas Realizadas

1.3.1.7

 

Despachos comisorios

1.3.1.8

 

Ejecuciones a las Acciones de Cumplimiento

1.3.1.9

 

Ejecuciones a las Acciones de Tutela

1.3.1.10

 

Ejecuciones a las Acciones Gubernativas

1.3.1.11

 

Ejecuciones a las Acciones Judiciales

1.3.1.12

 

Ejecuciones a las Acciones Populares

1.3.1.13

 

Ejecuciones a los Derechos de Petición

1.3.1.14

 

Expedientes de investigaciones disciplinarias

1.3.1.15

 

Expedientes violencia intrafamiliar

1.3.1.16

 

Historias laborales

1.3.1.17

 

Informes

1.3.1.18

 

Informes a Entes Controladores

1.3.1.19

 

Informes de Gestión

1.3.1.20

 

Peticiones, quejas y reclamos

1.3.1.21

 

Planes

1.3.1.22

 

Planes de Capacitación

1.3.1.23

 

Procesos Administrativos

1.3.1.24

 

Procesos Civiles

1.3.1.25

 

Procesos de Policía

1.3.1.26

 

Procesos Judiciales

1.3.1.27

 

Procesos Penales

1.3.1.28

 

Proyectos de acuerdo

1.3.1.29

 

Resoluciones

 

 

2.1

Secretaria de Hacienda

 

2.1.1.1

Despacho

Informes a entes  controladores

2.1.1.2

 

Informes de gestión

2.1.2.1

Almacén

Actas Comité de Compras

2.1.2.2

 

Actas de Recibo de Materiales

2.1.2.3

 

Actas de Interventorías de Compras

2.1.2.4

 

Actas de Baja

2.1.2.5

 

Expedientes de vehículos

2.1.2.6

 

Inventarios

2.1.2.7

 

Inventario de bienes muebles e inmuebles

2.1.2.8

 

Inventario de elementos de consumo

2.1.2.9

 

Inventario de elementos devolutivos

2.1.2.10

 

Inventario general del municipio

2.1.2.11

 

Inventario por cuentadante

2.1.2.12

 

Kardex

2.1.2.13

 

Plan de Compras

2.1.2.14

 

Paz y Salvos de Almacén

2.1.2.15

 

Bienes Muebles

2.1.2.16

 

Bienes Inmuebles

2.1.3.1

Tesorería

Aportes parafiscales

2.1.3.2

 

Arqueos

2.1.3.3

 

Arqueos Diario de Caja

2.1.3.4

 

Plan anual mensualizado de caja

2.1.3.5

 

Recaudos

2.1.3.6

 

Relación  recaudos aportes parafiscales

2.1.4.1

Rentas

Relación de Guías de Degüello Ganado Mayor

2.1.4.2

 

Paz y Salvo Municipal

2.1.5.1

Presupuesto

Certificados de disponibilidad presupuestal

2.1.5.2

 

Certificados de retenciones

2.1.5.3

 

Certificados de ICA

2.1.5.4

 

Certificados de IVA

2.1.5.5

 

Certificados de Retención en la Fuente

2.1.5.6

 

Cobros Coactivos

2.1.5.7

 

Registros presupuéstales

 

 

 

 


 

2.1.6.1

Contabilidad

Comprobantes de egreso

2.1.6.2

 

Comprobantes de Egreso para  Nóminas

2.1.6.3

 

Comprobantes de Egreso

2.1.6.4

 

Comprobantes de Egreso para Suministros

2.1.6.5

 

Comprobantes de egreso de almacén

2.1.6.6

 

Comprobantes de ingreso almacén

2.1.6.7

 

Conciliaciones bancarias

2.1.6.8

 

Constancias y certificados

2.1.6.9

 

Cuentas financieras

2.1.6.10

 

Declaraciones

Tributarias

2.1.6.11

 

Declaraciones de retefuente

2.1.6.12

 

Ejecuciones de ingresos

2.1.6.13

 

Ejecuciones de gastos

2.1.6.14

 

Estados financieros

2.1.6.15

 

Balance general

2.1.6.16

 

Estado de actividad financiera

2.1.6.17

 

Estado de cambios en el patrimonio

2.1.6.18

 

Libros auxiliares

2.1.6.19

 

Libros principales

2.1.6.20

 

Saneamiento contable

 


 

2.2

Secretaría de Planeación

 

2.2.1.1

Planeación e infraestructura

Actas de Contratos

2.2.1.2

 

Bancos de proyectos

2.2.1.3

 

Certificados

2.2.1.4

 

Certificados de Urbanismo

2.2.1.5

 

Certificados de Uso de Suelos para Predios

2.2.1.6

 

Certificados de Uso de Terrenos Adquiridos y Expropiados

2.2.1.7

 

Convenios

2.2.1.8

 

Consecutivo de Contratos

2.2.1.9

 

Consecutivo de Convenios

2.2.1.10

 

Contratos de Compraventa

2.2.1.11

 

Contratos de Obras Civiles

2.2.1.12

 

Contratos de Prestación de Servicios

2.2.1.13

 

Estratificaciones

2.2.1.14

 

Estudios Ambientales

2.2.1.15

 

Estudios Económicos

2.2.1.16

 

Estudios Sociales

2.2.1.17

 

Informes a Entes  Controladores

2.2.1.18

 

Informes de Gestión

2.2.1.19

 

Informes Estadísticos

2.2.1.20

 

Libro Radicador de contratos

2.2.1.21

 

Licencias de construcción

2.2.1.22

 

Ordenes de Prestación de Servicios

2.2.1.23

 

Ordenes de Trabajo

2.2.1.24

 

Ordenes de Suministros

2.2.1.25

 

Permisos de uso de suelos

2.2.1.26

 

Peticiones, quejas y reclamos

2.2.1.27

 

Planes

2.2.1.28

 

Plan de  acción

2.2.1.29

 

Plan de desarrollo municipal

2.2.1.30

 

Plan operativo de inversiones

2.2.1.31

 

Plan de ordenamiento territorial

2.2.1.32

 

Planos

2.2.1.33

 

Proyectos de inversión municipal

2.2.1.34

 

Sistema de selección de beneficiarios    (sisben)

 


 

2.3.1.1

SALUD

Actas de contratos

2.3.1.2

 

Actas de convenios

2.3.1.3

 

Actas de plan de atención básica(pab)

2.3.1.4

 

Actas del consejo de política social

2.3.1.5

 

Actas del consejo territorial de seguridad social en salud

2.3.1.6

 

Beneficiarios régimen subsidiado y contributivo

2.3.1.7

 

Afiliaciones al régimen contributivo

2.3.1.8

 

Afiliaciones al régimen subsidiado

2.3.1.9

 

Controles al régimen subsidiado

2.3.1.10

 

Contratos ARS

2.3.1.11

 

Controles

2.3.1.12

 

Controles  saneamiento ambiental

2.3.1.13

 

Convenios

2.3.1.14

 

Informes a entes controladores

2.3.1.15

 

Informes de gestión

2.3.1.16

 

Peticiones, quejas y reclamos

2.3.1.17

 

Planes

2.3.1.18

 

Plan de atención básica (pab)

2.3.1.19

 

Plan de promoción y prevención

2.3.1.20

 

Plan local de salud

2.3.1.21

 

 Proyecto Prevención

2.3.1.22

 

 Proyecto Promoción

2.3.1.23

 

 Proyecto Salud

 

 

 





 

 

Extras  
  PRODUCCION Y ELABORACION DEL DOCUMENTO

Ana Maria Chaves Chaux
 
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