OBJETIVO:Analizar la situación de los Archivos de una Entidad con el fin detomar decisiones competentes en la Organización del Archivo Total y el mejoramiento documental teniendo en cuenta el Ciclo Vital del Documento.
IDENTIFICACION(fotografías)
I.IDENTIFICACION DEL ARCHIVO
Denominación del Archivo:_______________________________________________
GeneralCentralOtroCuál ________________
Fecha de Creación:____________________________________________________
2.VERIFICACION DE LA ADMINISTRACIÓN Y NORMAS DE ARCHIVOS EN LA ENTIDAD.(Ley 594 de 2000 – Decreto 4124 de 2004)
2.1¿Cuenta la entidad con una Unidad Administrativa responsable para el manejo de archivo?Si_____ ¿cómo se denomina?No _____ Explique las razones de esta situación
a.Indique el Acto Administrativo que reglamenta el funcionamiento del Comité de Archivo, adjunte copia del mismo, e identifíquelo como anexo No._______
(Verifique si están incluidos: Secretario General, Subdirector Administrativo, Jefe Oficina Jurídica, Jefe Oficina de Planeación, Jefe Organización y Métodos, y Jefe Unidad de Archivo – Acuerdo 07 de 1994, Directiva de Archivo General de la Nación).
1.4¿Cuenta la Unidad Administrativa de Archivo con un rubro presupuestal asignado para su funcionamiento?
Si ______No ____
En caso positivo
a. Indique el Acto Administrativo que asigna el presupuesto anual de el archivo ______________________________________ por valor de $_____________________
Gasto de funcionamiento $______________Inversión $ _____________ Adjunte copia, e identifíquelo como anexo No.__________
En caso negativo:
b. Explique: ¿Cómo se asignan en la entidad los medios y recursos necesarios para el cumplimiento de la función archivística?
Terminación proceso Día __________Mes ____________Año___________
c.Fecha de presentación de la Tabla de Retención Documental al comité de Archivos de la entidad. Día __________ Mes __________ Año __________
d.Fecha del Aval de la Tabla de Retención Documental por parte del Comité de Archivo de la entidad. Adjunte copia del acta, e identifíquelo como anexo No_______
Acta del Comité de Archivo No._______ Día ________Mes________ Año________
En caso negativo:
e. Explique el motivo: _____________________________________________________________
2.4¿Solicitó el comité de Archivo de la entidad modificaciones a la Tabla de rRtención Documental?
Si ________ No_______
En caso positivo:
a.¿Se realizaron los ajustes requeridos?
Si ______ No______
b.Adjunte copia de la Tabla de Retención Documental de la misma Unidad Administrativa ya registrada en la encuesta, en la cual se pueden verificar los respectivos ajustes realizados e identifíquelo como anexo No._______
En caso negativo:
c.Explique el motivo ______________________________________________________________________________________________________________________________________________
2.6¿Se elaboró un Acto administrativo por el cual se adoptan las Tablas de Retención Documental en la Entidad?
Si _______ No______
a.Acto administrativo ____________No ______de fecha: Día _______Mes______ Año_____
2.9La entidad ha sido reestructurada después de:
a.¿La elaboración de las Tablas de Retención Documental?SI ______No______
2.10¿Se ha realizado actualización de las Tablas de Retención Documental?
Si ______ No______
En caso positivo, marque la opción que corresponda:
e.¿Fue aprobada la actualización por el Comité de Archivo?
Si______No______
f.Acta Comité de Archivo No.___________ fecha: ______________ Adjunte copia, e identifíquelo como anexo No___________
Producción documental
(Acuerdo AGN 060 de 2001)
2.11Ha normalizado la entidad la producción de la documentación en cuanto a:
Márgenes ______Formatos _______Uso de plantillas____________
Normas de calidad – ICONTEC ______Reglamento institucional________
No. de copias _______otro _______, ¿Cuál?_______
2.12¿Tiene la Unidad de Correspondencia identificados los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo, señalado en los Manuales de Procedimiento?
2.13¿Cuenta la entidad con una Unidad de Correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, el servicio de recepción y radicación de documentos?
Si ______ No______
En caso negativo:
a.Explique por que y cómo se realiza el servicio de recepción y radicación de documentos.
2.14¿Cuenta el procedimiento para la radicación de las comunicaciones oficiales con una numeración asignada en el estricto orden de recepción de los documentos?
Si _______ No_______
En caso negativo:
a.Explique: ¿Cómo se realiza este procedimiento?_____________________________________
2.15¿En el procedimiento para la radicación de las comunidades oficiales se les entrega al usuario o peticionario presente personalmente la copia debidamente radicada?
Si______No_____
En caso negativo:
a.Explique: ¿Cómo se realiza este procedimiento?_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2.16¿Cuentan las comunicaciones oficiales enviadas con planillas, formatos y controles que permitan certificar la recepción de los documentos?Si ______ No_____
En caso negativo:
a. Explique: ¿Cómo se realiza este procedimiento?____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2.17¿Cuentan las comunicaciones enviadas y recibidas vía FAX, con un sistema de control y radicación?
Si ______ No_______
En caso negativo:
a. Explique: ¿Cómo se realiza este procedimiento?_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2.18¿Informa la Unidad de Correspondencia el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos?
Si _____ No _____
En caso negativo:a. Explique: ¿Cómo se realiza este procedimiento?___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Distribución de documentos (Acuerdo AGN 060 de 2001)
2.19¿Cuenta la entidad cuenta con una Unidad de Correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, el servicio de distribución de documentos:
Si_____ No______
En caso negativo:
a. Explique por que y como se realiza el servicio de distribución de documentos________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2.20¿Cuentan las comunicaciones oficiales recibidas con planillas, formatos y controles que permitan certificar la recepción de los documentos?Si_____ No_____
En caso negativo:a. Explique: ¿Cómo se realiza este procedimiento?___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Tramite de documentos (Acuerdo AGN 060 de 2001)
2.21¿L as comunicaciones internas y externas cuentan con controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas?
Si______ No_____
En caso negativo:a. Explique: ¿Cómo se realiza este procedimiento?___________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2.22¿Dispone la entidad de servicios de alerta para hacer el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas?Si ______ No_____
En caso negativo:a. Explique: ¿Cómo se realiza este procedimiento?___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2.23¿Cuentan las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas por correo electrónico, con una reglamentación para su utilización y las unidades de correspondencia tienen control de los mismos, garantizando el seguimiento?Si _____No_____
En caso negativo:a. Explique: ¿Cómo se realiza este procedimiento?___________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Organización documental(Decreto 4124 de 2004 – Acuerdos AGN 038, 039, 041, 042 de 2002, y 02 de 2004)
2.24¿Aplican en la entidad las Tablas de Retención Documental?Si _____ No_____
En caso contrario:
a. ¿Explique por qué?__________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2.25¿Se cuentan con archivos debidamente organizados, atendiendo al concepto de archivo total a partir de las Tablas de Retención Documental?
a. Archivo centralSi_____No_____b. Archivo histórico Si_____No_____c. ¿Si la respuesta es negativa explique como se organiza la documentación en Archivo Central e histórico?________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
2.26¿Ha elaborado la entidad un documento que registre un Programa de Capacitación para el proceso de aplicación de las Tablas de Retención Documental? Adjunte copia, e identifíquelo como anexo No_____
Si _____ No______
Si la respuesta es positiva:
a.La capacitación para organizar los Archivos de Gestión de acuerdo con las Tablas de Retención Documental fue dirigida a:____________________________________________ ________________________________________________________________________
b.¿Se ha elaborado algún instructivo para la aplicación de las Tablas de Retención documental? Adjunte copia, e identifíquelo como anexo No_______
Si ______No______
2.27¿El procedimiento de aplicación de las tablas de retención documental, está reglamentado?Si ______ No______
En caso positivo:a. Señale el respectivo acto administrativo. Adjunte copia, e identifique como anexoNo_______anexo ______________________ No._____________ fecha (dd/mm/aa) _________________
2.28¿Existe un plan de seguimiento institucional para la aplicación de las Tablas de Retención Documental?Si ______ No______
En caso positivo:a. ¿En que consiste? Adjunte copia, e identifíquelo como anexo No_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2.29¿Tiene los Archivos Central y el Histórico Inventario de la Documentación?
Si ______ No______
En caso positivo:a.¿Utiliza el Formato Único de Inventario señalado en el Acuerdo 038 de 2002 emitido por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación?Si______ No______
b.Adjunte copia seleccionada de manera aleatoria, e identifíquelo como anexo No__________
2.30¿Tiene los Archivos Central y el Histórico inventario cuando el responsable del mismo deja o recibe su puesto de trabajo?
Si ______ No______
a.¿Utiliza el formato Único de Inventario señalado en el acuerdo 038 de 2002 emitido por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación?
Si ____ No_____
b.Adjunte copia seleccionada de manera aleatoria, e identifíquelo como anexo No_______
2.31¿Se ha diseñado un documento que registre un Programa de Transferencia Documental?
Si _____ No_____
En caso positivo:
a.Adjunte copia del Programa, e identifíquelo como anexo No_______
b.¿se ha divulgado el Programa de Transferencias Documentales?
Si ______ No_______
c.¿se ha ejecutado el Programe de Transferencia Primaria (desde los Archivos de Gestión al Archivo Central)?
Si _____ No_______
d.¿Se ha ejecutado el Programa de Transferencia Secundaria? (desde el Archivo Central al Histórico)
Si ______No______
En caso negativo:e. Describa como se realizan las Transferencias Primarias y Secundarias. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2.32¿Se adelantan las Transferencias Documentales Primarias y Secundarias teniendo en cuenta los plazos establecidos en las correspondientes Tablas de Retención Documental?Si _____ No______
En caso negativo:
a. Explique: ¿por qué? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2.33¿Para la preparación de las Transferencias se llevan acabo las siguientes acciones?
a.Limpieza de documentación.Si _____No______
b.Eliminación del material metálico.Si _____No______
c.Identificación del material afectado por deterioro. Si ______No_____
d.Foliación. Si _____No______
2.34¿Ha realizado la entidad Transferencia de Documentos Históricos a otra entidad?Si _____ No______
b.¿Se entregó con el Formato Único de Inventario? Si ______ No_____
En caso negativo
c.Explique cuáles fueron los procedimientos para su entrega: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2.35¿La entidad ha recibido documentación de entidades que se han suprimido o fusionado?Si _____ No______
b.¿Se recibió con el Formato Único de Inventario? Si ______ No_______
En caso negativo:
c.¿Explique cuáles fueron los procedimientos para su recepción?: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2.36¿Ha entregado la entidad documentación de alguna unidad administrativa que se ha suprimido, fusionado o privatizado a otra dependencia o entidad?Si _____ No_______
b.¿Se entregó con el Formato Único de Inventarios? Si _____ No______
c.Explique cuáles fueron los procedimientos para su entrega: ____________________________________________________________________________________________________________________________________
Consulta de documentos y servicios de archivo:(Acuerdos AGN 047 y 056 de 2000)
2.37¿En el Archivo Central e Histórico existe algún sistema de control de préstamo de documentos?
Si ______No______
En caso positivo:
a. Adjunte copia e identifíquelo como anexo No_______
2.38¿Cuáles son los servicios que presta el Archivo Central e Histórico?
a.Consulta internaSi _____No_______
b. Consulta externaSi ______No______
c. Reprografía (Fotocopia)Si______No______
d. ¿Otro, Cuál? _______________________________________________________________
2.39¿Se ha elaborado un documento que registre un procedimiento para el préstamo de documentos de archivos en el archivo central e histórico?
a.Para funcionarios de planta de la entidad Si______No_____
b.Para contratistas de la entidad Si______No____
c.Para consultas de personas externas de la entidad Si______ No_____
d.En caso positivo adjunte copia e identifíquelo como anexo No______
2.40¿Existe alguna restricción para el préstamo de documentos en el archivo central e histórico?Si _____ No______
En caso positivo:a. ¿Cuál?____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________
2.41¿Se cuenta con un reglamento de servicio y consulta en el archivo central e histórico?Si _____ No______
En caso positivo:a. Adjunte copia e identifíquelo como anexo No_______
b. ¿Esta normalizado el reglamento de consulta mediante algún acto administrativo?Acto __________________ No ______________ Fecha (día, mes y año)
2.42¿Se cuenta con un formato de registro de usuarios externos e internos en el archivo central e histórico?Si______ No______
En caso positivo:a. Adjunte copia e identifíquelo como anexo No_______
b. ¿Qué campos a considerado para este registro?________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2.43¿El Jefe de la Unidad de Archivo está autorizado para autentificar copia de documentos que custodia?Si______ No______
En caso positivo:a. Adjunte copia en identifíquelo como anexo No_________b. ¿La autorización está normalizada mediante algún Acto Administrativo?Si_______No_______Acto __________________No___________ Fecha (día, mes y año)____________________
Conservación de documentos(Acuerdo AGN 007 de 1997; 011 de 1186; 047, 048, 049, 050 y 056 de 2000; y 037 de 2002)
2.44¿Cuenta la entidad con un Programa de Prevención de Emergencias?Si_____ No_____
En caso positivo:a. ¿Incluye los programas acciones para los documentos de archivo?Si_____ No_____
b. Adjunte copia e identifíquelo como anexo No______
2.45¿Se ha adelantado un diagnóstico en materia de conservación preventiva de archivos?Si ______ No______
En caso positivo:
a.Adjunte copia de diagnóstico, e identifíquelo como anexo No______ y conteste:
b.¿Se ha elaborado un mapa de riesgo?Si ______ No_____
c.¿Se ha elaborado un programa para mitigar los riesgos?Si ______No______
d.¿Se ha realizado seguimiento y control al programa elaborado?Si ______ No______
2.46¿Se ha elaborado un documento que registre un programa integral de conservación?Si ______ No ______
En caso positivo:a. Adjunte copia del diagnóstico, e identifíquelo como anexo No______
2.47¿Se ha realizado alguna intervención documental en los niveles de conservación preventiva, conservación o restauración?
Si_____ No_____
Si la respuesta es positiva:
a.Nivel de intervención _______________________________________________________
b.¿Se ha valorado previamente el documento como soporte e información que contiene?
Si ____, No_____
c.Adjunte valoración del documento, e identifíquelo como anexo No_______
d.¿Se han considerado en la intervención el soporte y la información?
Si _____, e identifíquelo como anexo No.______
No _____
e.¿Se realizó un análisis de los materiales utilizados en la intervención?
Si _____, e identifíquelo como anexo No_____
No_____
f.¿Se definieron previamente, criterios de intervención?
Si _____, e identifíquelo como anexo No______
No_____
g.¿Contaron con el aval del Laboratorio de Restauración de Archivo General de la Nación para la utilización de los materiales?
Si ____, e identifíquelo como anexo No______
No_____
2.48¿Ha identificado deterioros físicos, químicos o biológicos?
a.Archivo de gestión Si _____No_____, Cuales____________________________
b.Archivo centralSi ______ No______
c.Archivo histórico Si______ No_____
En caso positivo e identifique los deterioros en el siguiente cuadro
ARCHIVO DE GESTION
ALTO
MEDIO
BAJO
DESCRIPCION DETERIORO
Deterioro Físico
Deterioro Químico
Deterioro Biológico
ARCHIVO CENTRAL
ALTO
MEDIO
BAJO
DESCRIPCION DETERIORO
Deterioro Físico
Deterioro Químico
Deterioro Biológico
ARCHIVO HISTORICO
ALTO
MEDIO
BAJO
DESCRIPCION DETERIORO
Deterioro Físico
Deterioro Químico
Deterioro Biológico
2.49¿Ha realizado alguna acción con los deterioros identifíquelos?
b.¿Qué medios utilizaron para la eliminación? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2.52¿Ha eliminado documentación de acuerdo con lo señalado en la Tabla de Retención Documental?
Si ______No______
En caso positivo:
a.¿Cuál fue el procedimiento seguido para adelantar la eliminación? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________
b.Verificar el inventario y acta de eliminación, adjunte copia e identifíquelo como anexoNo_______
c.Forma de eliminación:
Reciclaje ___________ incineración ____________ otro _________ ¿Cuál?____________
2.53¿Llevan a cabo los procesos de selección de acuerdo con los estipulados en la Tabla de Retención Documental?
Si ______No______
En caso positivo:
a.Describa el proceso de selección aplicado: ______________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2.54¿Se ha adelantado la conservación de información en otros soportes, teniendo en cuenta las Tablas de Retención Documental?
Si ______No_______
En caso positivo:
a.En qué medios (Disquete, CD ROM, cinta magnética, microfilm, otros) ________________ ________________________________________________________________________
d.¿Se ha realizado alguna acción?______________________________________________
2.56Fechas extremas de ladocumentación en el Archivo Central e Histórico _______________ ____________________________________________________________________________
2.57¿Cuenta la entidad con Documentación Histórica?
Si ______No_____
En caso positivo:
a.Relacione los Archivos Históricos ________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2.58La identificación de los Documentos Históricos son producto de:
a.Aplicación de la Tabla de Retención Documental? Si ______No______
b.Aplicación de la Tabla de Valoración Documental? Si ______No______
c.Otro proceso, Si ______No______, ¿Cual? ____________________________________
2.59¿Cuentan los Documentos Históricos con la declaratoria de bien de interés cultural por el Ministerio de la Cultura?
SI _____No______
En caso positivo, adjunte copia de la declaratoria, e identifíquelo como anexo No. __________
OBSERVACIONES SOBRE LA GESTION DOCUMENTAL: TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL. PRODUCCION, RECEPCION, DISTRIBUCION, TRÁMITE, ORGANIZACIÓN, CONSULTA, CONSERVACION Y DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
3.SITUACION DEL FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO(Acuerdo 02 AGN de 2004)
3.1¿Ha elaborado la entidad un documento que registre un programa de organización del fondo documental acumulado (proyecto, plan, programa, u otro documento)?
Si ______No_______
En caso positivo:
a.¿Como se denomina? _______________________________________________________adjuntar una copia del programa, e identifíquelo como anexo No. _________
3.2¿Ha elaborado la entidad un Diagnostico que refleja la situación real del fondo Documental Acumulado?
Si_______ No______
En caso positivo:
a.Adjunte una copia del Diagnostico, e identifíquelo como anexo No__________
3.3¿Ha elaborado la entidad la Tabla de Valoración Documental?
Si _______No_______
En caso positivo:
a.Adjunte copia e identifíquelo como anexo No. ____________
b.Fecha de iniciación y terminación del proceso de elaboración de la Tabla de Valoración Documental:
Iniciación procesoDía __________ Mes ___________ Año ___________
Terminación proceso Día __________Mes ___________Año___________
c.Fecha de presentación de la Tabla de Valoración Documental al Comité de Archivo de la entidad: Día __________ Mes___________ Año ____________
d.Fecha de aval de la Tabla de Valoración Documental por parte del Comité de Archivo de la Entidad. Adjunte copia, e identifíquelo como anexo No. ____________
Acta _____________________No___________ de fecha (dd/mm/aa) ________________
En caso negativo:
e.Explique el motivo: _________________________________________________________ ________________________________________________________________________
3.4¿La Tabla de Valoración Documental fue elaborada por la entidad?
Si _______ No_______
En caso negativo:
a.Identifique el nombre de la empresa o persona natural que elaboró la Tabla de Valoración Documental: ______________________________________________________________
b.Adjunte copia del Contrato para la elaboración de la Tabla de Valoración Documental, e identifíquela como anexo No. ____________
3.5¿Solicito el Comité de Archivo de la entidad modificaciones a la Tabla de Valoración Documental?
Si _______No_______
En caso positivo:
a.Adjunte copia de la Tabla de Valoración Documental de la misma Unidad Administrativa ya registrada en la encuesta, en la cual se pueden verificar los respectivos ajustes realizados e identifíquela como anexo No________
En caso positivo:
b.Explique el motivo________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________
3.6¿Están los Archivos Central e Histórico debidamente organizados a partir de las Tablas de Valoración Documental?
Si ______No______
En caso negativo:
¿Explique cómo están organizados los Archivos Central e Histórico?________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
OBSERVACIONES SOBRE LA SITUACIONDEL FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO
4.ESTADO DE LOS DEPÓSITOS DE ARCHIVO.(Acuerdo AGN 050 de 2000)
4.1Dispone el Archivo Central e Histórico para el almacenamiento de la documentación de:
a.¿espacio?Si ______No______
b.¿dotación adecuada?Si ______No______
4.2¿Cuenta el Archivo Central e Histórico con espacio diferente para el área de depósito, trabajo y servicios?
Si ______No______
En caso negativo:
a.Describa: ¿Cómo se distribuyen los espacios?________________________________________________________________________________________________________________________________________________
El local destinado como Sede de Archivo Central presenta condiciones adecuadas en cuanto a:
a.¿humedad de muros y paredes?Si ______No______
b.¿humedad relativa?Si ______No_____
c.¿riesgos de humedades subterráneas? Si _____ No______
d.¿problemas de inundación?Si _____ No_____
e.Otro, ¿Cuál? ________
f.¿Esta ubicado cerca de industrias contaminantes? Si ______ No _____
g.¿esta ubicado en zonas cercanas de riesgos por atentados u objetos bélicos?Si______, ¿Cuál? _____________________________No _______
h.¿cuenta con espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural incremento? Si ______ No______
i.Se ha estudiado laresistencia de las placas y pisos del archivo para soportar una carga mínimade 1200 kg./m.2 Si _____ No_____
j.¿La pintura utilizada en los techos, paredes y puertas es a base de agua? Si ____ No____
4.3¿Se han realizado mediciones de condiciones ambientales?
Si _____ No______
En caso positivo:
a.Temperatura _______
b.Humedad Relativa ________
c.Luz _______
4.4¿cuentan con los depósitos con espacio para:
a.¿La manipulación de ladocumentación?Si ______No______
b.¿Transporte de la documentación?Si ______No______
c.¿Se ha proyectado espacio para el crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos que establece la Tabla de Retención Documental?
Si _____No_____
4.5¿Cuentan los depósitos del Archivo Central e Histórico con elementos que garanticen su seguridad?
Si ______ No______
4.6¿Está el mobiliario del Archivo Central elaborado con materiales estables y en buen estado?
Si ______ No______
a.Describa qué tipo de estantería se utiliza________________________________________________________________________________________________________________________________________________
En caso negativo:
b.Describa la situación del mobiliario________________________________________________________________________________________________________________________________________________
4.7¿Cuenta la estantería del Archivo Central con un sistema de identificación visual de la documentación acorde con una signatura topográfica?
________________________________
Materialdocumental:Soporte en papel. (Temperatura de 15 a 20 oC con una fluctuación diaria de 4 oC.- Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5 %.)
Si _____No ______
4.8¿Cuenta la entidad con documentos de gran formato?
Si ______No______
Si la respuesta es positiva:
a.¿Es el mobiliario para el almacenaje acorde al tamaño de la necesidad de los documentos de gran formato?
Si ______No _____
4.9¿Cuenta la entidad con documentos en otros soportes (videos, cintas magnéticas, CD ROM, etc.?
Si ______ No______
Si la respuesta es positiva
a.¿Contempla el mobiliario para el almacenamiento de estos soportes sistemas de almacenamiento especial?
Si _____No ______
Si la respuesta es positiva realice una breve descripción del mobiliario.________________________________________________________________________________________________________________________________________________
4.10Identifique las unidades de conservación en el Archivo Central e Histórico:
a.Archivo Central:Carpetas ___________cajas de archivo _____________
AZ _________ Cajas corrientes __________ paquetes ___________
Costales _________ otros: ¿Cuál? __________
4.11¿Están las Unidades de Conservación (libros, carpetas y cajas) dimensionadas de acuerdo con el peso y tamaño de la documentación a conservar?
Si _____No ______
4.12Cuentan los depósitos de archivo con un sistema de ventilación adecuado?
Si ______ No______
En caso negativo:
a.¿Cuentan los depósitos con medios de filtración del aire de ingreso?
Si ______ No_____
4.13Incide la iluminación en los depósitos directamente en:
a.¿La documentación?
Si ______ No _____
b.¿La estantería?
Si _____ No______
4.14La iluminación artificial es:
a.Incandescente _________, señale la intensidad ()
b.Fluorescente _______
c.¿La iluminación fluorescente cuenta con filtros?Si _____No______
4.15¿Cuenta el depósito de archivos con equipos y elementos para atención de emergencias?
Si _____No_____
Si la respuesta es positiva:
a.Describa los equipos y elementos.________________________________________________________________________________________________________________________________________________
4.16¿El número de extintores está acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento?
Si _____ No ______
a.¿Está vigente la fecha de recarga?
Si ______ No_____
4.17¿Cuenta el depósito con algún sistema de alarma contra incendio y robo?
Si _____ No______
4.18¿Cuenta el deposito con la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres y las rutas de evacuación y rescate de las unidades documentales?
Si _____ No_____
4.19¿Se realiza un Programa de Mantenimiento físico al depósito y la documentación?
Si _____ No _____
En caso positivo:
a.Se realiza limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no incremente la humedad ambiental?.
