ARCHIVO         (Archivo)

(archivo)

Institución reconocida para llevar a cabo las funciones archivísticas sobre los documentos de archivo o gestión documental.

Contenido documental de un Archivo.  Puede coincidir con un fondo o más y, además, con colecciones.

CATEGORÍA DOCUMENTAL

Es la jerarquía de las unidades de descripción en el cuadro de clasificación del fondo. Coincide con los niveles de organización siendo su representación los niveles de descripción. 

Los categorías mas generales son: fondo, serie y unidad documental.

CLASIFICAR

Es separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases, categorías o grupos, en nuestro caso organizar los documentos de archivo.  Situados en el contexto de archivístico reconocemos la clasificación de un fondo o de un Archivo.

CLASIFICACION

Acción de clasificar

COLECCIÓN

Es una agrupación artificial de unidades documentales de igual o diferente procedencia, formada  por un coleccionista o por un archivero por razones de conservación, información y difusión.

La colección no tiene productor, tiene coleccionista.

CONSERVACIÓN

Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos, ya sea preventiva o curativa.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN

Es la representación formal de la clasificación.

DESCARTE

Es el momento en que se decide destruir un documento.

DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA

Representación de los documentos de archivo o de sus agrupaciones mediante los elementos que permitan la identificación de aquéllos por los usuarios.

La descripción archivística es la representación de la clasificación.

DESTRUCCIÓN

Es la acción de liberarse de un documento por un medio apropiado, cuando expira su periodo de retención final.

DOSSIER

Conjunto de documentos cuyo nexo de unión es solo la información similar, para un uso inmediato.

EXPEDIENTE

Testimonio documental de un procedimiento administrativo.

Es una unidad documental compuesta.

EXPURGO

Es la acción de sacar de la serie o grupo documental documentos para eliminar o transferir.

FONDO DOCUMENTAL

Es la unidad de descripción mas general y  es obligada su descripción 

Es un conjunto de series documentales producidas, recibidas y acumuladas en el ejercicio de competencias del productor. 

Un fondo es indivisible intelectualmente, sin perjuicio de estar repartido en Archivos, formando fracciones de fondos.

Elementos que se requieren para reconocer un fondo:

-          Identidad jurídica y Legal

-          Atribución de competencias y funciones reglamentarias

-          Precisión jerárquica y reconocimiento

-          Autonomía de decisión

-          Un solo productor

Un fondo puede ser:

-          Público o privado

-          Abierto o Cerrado (instituciones terminadas).

GRUPO DE FONDOS

Agrupación de fondos de procedencia similar.

No es el contenido de un Archivo.

INSTRUMENTOS DE CONTROL

Sirven para controlar el funcionamiento y el servicio del Archivo. Entre otros tenemos: registro de investigadores, registro de préstamos, registro de consultas, calendario de conservación, calendario de transferencia adjunto.

INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION

Son el resultado de aplicación de la descripción archivística, según las unidades de descripción.

Son: Guía para el fondo, Inventario para la serie, Catálogo para las unidades documentales.  Son también instrumentos de descripción el cuadro de clasificación de un fondo debidamente cumplimentado, el censo de fondos y colecciones.

INSTRUMENTOS DE INFORMACIÓN

Facilitan la información sobre el Archivo:

Censo de Archivos, Memorias anuales de Archivo, Estadísticas.

NIVEL  DE DESCRIPCIÓN

Es la representación del nivel de organización de una unidad de descripción, los más generales son: 

FONDO       SERIE      UNIDAD DOCUMENTAL

Subfondo Subserie           Simple                                                                      Compuesta

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

PRINCIPIO DE RESPETO A LOS FONDOS

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Son tres manifestaciones y denominaciones del mismo principio: los documentos de archivo siempre están vinculados al productor que los originó

PROCEDENCIA

Relación existente entre los documentos y las organizaciones o personas físicas que los han producido, acumulado, conservado y utilizado en el desarrollo de sus competencias.

SELECCIÓN

Es la escogencia de los documentos que van a conformar el archivo administrativo.

SERIE DOCUMENTAL

Sucesión ordenada de unidades documentales,  testimonio de una misma actividad regulada por reglas o por un procedimiento administrativo

Está constituida por unidades documentales simples o unidades documentales compuestas.

SOPORTE

Materia sobre la que se registra la información, entre otros: metal, papel, pergamino, papiro, placa de vidrio, tela, película flexible, soporte óptico, soporte magnético.

SUBFONDO /SECCIÓN/ DIVISIÓN DE FONDO

Son las divisiones del Fondo o lo que llamamos secciones documentales.

Son agrupaciones naturales que se corresponden con una o más divisiones del fondo.

SUBSERIE

Es una división de la serie.  Conjunto de unidades documentales dentro de una serie en razón de modalidades  de la actividad que testimonian.

TRANSCRIPCIÓN

Reproducción realizada con reglas de transcripción documental.

UNIDAD DESCRIPCION

Es todo documento o agrupación documental que es susceptible de ser descrito con la norma ISAD(g).  Cada unidad de descripción tiene un nivel de descripción con el que se identifica. 

Entre las más consensuadas: FONDO, SUBFONDO, SERIE, SUBSERIE, FRACCIÓN DE SERIE, UNIDAD DOCUMENTAL y también COLECCIÓN Y GRUPO DE FONDOS.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        

UNIDAD DOCUMENTAL

Documento o documentos que testimonian un acto, una acción y en general cualquier hecho, constitutivo de una actividad obligada y necesaria

Según sean uno o mas, será una unidad documental simple o compuesta.

Características:

-          Ser la unidad básica de la serie y de la colección.

Unidades Documentales compuestas más comunes, hoy, son:

-          Expedientes

-          Registros

UNIDAD DE INSTALACIÓN

Son los contenedores físicos donde se guardan los documentos de archivo, para su transferencia, instalación  y uso.  Deben contener fracciones de serie.