ANEXO 1

REPERTORIO DE LEGISLACIÓN DOCUMENTAL COLOMBIANA

 

 

La compilación de normas que se presenta en este capítulo, es un reflejo de la gran cantidad de normatividad archivística que gira alrededor de los documentos en Colombia, donde se relacionan Leyes, Decretos, Acuerdos, Circulares y Resoluciones; además se cuenta con una guía que detalla los principales artículos, relacionados con documentación, de los Códigos Colombianos.

 

Esta información servirá de guía a los Archivistas Colombianos y extranjeros para cualquier consulta relacionada con las leyes documentales que existen hasta la fecha, previendo que a partir de ésta se pueden derogar o modificar.

 

LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA

 

La Constitución Nacional contempla, referente a archivos y afines, los siguientes artículos:

 

Artículo 6.  Sobre responsabilidad

Artículo 8.  Protección de las riquezas culturales de la Nación

Artículo 14.  El derecho al reconocimiento de la personería jurídica.

Artículo 15.  El derecho a la intimidad.

Artículo 20.  Derecho a la Información

Artículo 23.  Derecho de Petición.

Artículo 27.  Libertad de Investigación

 

Artículo 63.  Patrimonio y Resguardos Indígenas

 

Artículo 70.  Derecho a la investigación y valores culturales de la nación.

 

Artículo 72.  Patrimonio Documental

 

Artículo 74.  Acceso a los documentos públicos

 

Artículo 94.   Derechos y Garantías convenios internacionales.

 

Artículo 95.  Obligatoriedad de cumplir las Leyes Colombianas

 

Artículo 112. El acceso a la información y a la documentación oficial.

 

 

LEY GENERAL DE ARCHIVOS

 

LEY 594 DEL 14 DE JULIO DE 2000.  Busca regular la función archivística en su conjunto, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.  Obliga a todas las entidades públicas o privadas que ejerzan funciones públicas a mantener organizados sus archivos cumpliendo con el Ciclo Vital del Documento.

 

 

LEYES COLOMBIANAS

 

Ley  4 de 1913. Obligatoriedad de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos.

 

Ley 47 de 1920. Sobre protección del patrimonio documental y artístico.

 

Ley 14 de 1936.  Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.

 

Ley 163 de 1959. Sobre protección de patrimonio cultural

 

Ley 39 de 1981.  Sobre microfilmación y certificación de archivos

 

Ley 23 de 1981.  Regula archivos de las historias clínicas

 

Ley 23 de 1982. Sobre derechos de autor

 

Ley 57 de 1985. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos

 

Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de bienes culturales.

 

Ley 80 de 1989.  Crea el Archivo General de la Nación de Colombia

 

Ley 6 de 1992. (Art.74) Uso y valor probatorio al disco óptico en documentos tributarios.

 

Ley 80 de 1993. (Arts. 39 y 55) Estatuto de Contratación Administrativa.

 

Ley 44 de 1993. Derechos de autor de funcionarios públicos

 

Ley 190 de 1995. Estatuto anticorrupción.  Artículos 27 y 79

 

Ley 527 de 1999.  Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones

 

Ley 594 de 2000.  Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

 

Ley 734 de 2002. Código Disciplinario Único  (Art. 34  numeral 1,5 y 22; Art. 35 numeral 8, 13 y 21)

 

DECRETOS COLOMBIANOS

 

Decreto 2527 de 1950.  Autoriza el uso del microfilm en los archivos y les da valor probatorio.

 

Decreto 3354 de 1954. Restringe adulteración, recorte y dobles de microfilmes y prohíbe la incineración de documentos microfilmados.

Decreto 264 de 1963.  Reglamenta la Ley 163 de 1963, sobre defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos.

 

Decreto 2274 de 1980. Inventario patrimonio documental y facultad de inspección a los archivos

 

Decreto 2563 de 1985. Contratación Adpostal.

 

Decreto 624 de 1989. Uso de medios magnéticos en la información tributaria.

 

Decreto 1777 de 1990. Adopta estatutos y asigna funciones al Archivo General de la Nación de Colombia.

 

Decreto 663 de 1993. (Art 96)  Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.

 

Decreto 2649 de 1993. (Art 123 y 134)  Archivos contabilidad general.

 

Decreto 1382 de 1995.     Tablas de Retención Documental y Transferencias al Archivo General de la Nación de Colombia.

 

Decreto 2150 de 1995.     Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos; prohibe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohibe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos; prohibe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, entre otros.

 

Decreto 1748 de 1995.     Archivos laborales informáticos

 

Decreto 1094 de 1996.     Facturas electrónicas

 

Decreto 1774 de 1997.     Certificaciones laborales de empleados

 

Decreto 1571 de 1998.     (Art. 12)  Archivos de Historias Laborales

 

Decreto 047 de 2000.        Acceso a los documentos de Archivos, restricciones por razones de conservación.

 

Decreto 048 de 2000.        Conservación de documentos: preventiva, conservación y restauración documental.

 

Decreto 049 de 2000.        Conservación de Documentos: Condiciones de Edificios y locales destinados a archivo.

 

Decreto 050 de 2000.        Conservación de Documentos: Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.

 

Decreto 057 de 2000         Entrega de documentos y Archivos de entidades en proceso de liquidación o fusión.

 

Decreto 073 de 2000. Deroga el Acuerdo 046 de 2000.

 

Decreto 1145 de 2004. Disposiciones relacionadas con el desarrollo del sistema general de información administrativa y del sector público SUIP.  Guarda y custodia de las hojas de vida.  (Artículo 12)

 

Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el sistema general de archivos y se dictan otras disposiciones relativas a los archivos privados.

 

 

 

ACUERDOS DE LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA

 

Acuerdo 07 de 1994          Aprueba el Reglamento General de Archivos.

 

Acuerdo 08 de 1995          Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación de Colombia.

 

Acuerdo 09 de 1995          Reglamenta la presentación de las tablas de retención documental de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación de Colombia.

 

Acuerdo 11 de 1996. Establece criterios de conservación y organización de documentos.

 

Acuerdo 048 de 2000. Desarrolla el art 59 del cap 7  “Conservación de documentos…” del Reglamento General de Archivos sobre  conservación preventiva, conservación y restauración documental.

 

Acuerdo 049 de 2000. Sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos

 

Acuerdo 050 de 2000.  Prevención de deterioro de los documentos de archivos y situaciones de riesgo

 

Acuerdo 056 de 2000.  Requisitos para la consulta

               

Acuerdo 060 de 2001.  Pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas-

 

 

 Acuerdo 038 de 2002.  Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos

 

Acuerdo 039 de 2002.  Regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las TRD.

 

Acuerdo 042 de 2002.  Establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y privadas que cumplan con funciones públicas se regula el inventario único documental

 

Acuerdo 002 de 2004.  Establece los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados

               

 

RESOLUCIONES

 

 

Resolución 1995 de 1999                Establece normas para el manejo de la Historia Clínica.

 

Resolución 081 de 2001   Adopta el programa de gestión documental y ase aprueba la actualización de la TRD del AGN

 

Resolución 019 de 2003   Reglamenta la Gestión de Documentos del Sistema Nacional e Archivos

 

 

CIRCULARES ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

 

Circular 01 de 1997           Exhortación al cumplimiento de la Legislación básica sobre Archivos en Colombia

 

Circular 02 de 1997           Implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos

 

Circular 01de 2001            Elaboración y adopción de TRD

 

Circular 04 de 2003           Organización de Historias Laborales

 

Circular 001 de 2004         Inventario de documentos a eliminar

 

Circular 012 de 2004         Orientaciones de la Organización de Historias Laborales

 

 

 

 

DISPOSICIONES CONTENIDAS EN CÓDIGOS COLOMBIANOS

 

CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL

 

Art. 175.                Medios de prueba. 

Art. 251. Distintas clases de documentos. 

Art. 252. Documento auténtico. 

Art. 253.                Sobre aportación de documentos.

Art. 254.                Valor probatorio de las copias

Art. 255.                Cotejo de Documentos

Art. 256.                Copias registradas

Art. 257.                Copias parciales

Art. 258.                Indivisibilidad y alcance probatorio del documento

Art. 259.                Documentos otorgados en el extranjero.

Art. 260. Documentos en Idioma extranjero

Art. 261. Documentos rotos o alterados

Art. 262.                Certificaciones

Art. 263.                Publicaciones en periódicos oficiales

Art. 264.                Alcance Probatorio

Art. 267.                Contraescrituras

Art. 268.                Aportación de Documentos Privados

Art. 269.                Documentos sin firma

Art. 270.                Documentos firmados en blanco o con espacios sin llenar

Art. 271.                Libros de Comercio

Art. 273.                Diligencias de reconocimiento

Art. 274.                Renuencia del citado

Art. 275.                Desconocimiento del Documento

Art. 276.                Reconocimiento implícito

Art. 277.                Documentos emanados de terceros

Art. 280.                Fecha cierta

Art. 281.                Asientos, registros y papeles domésticos

Art. 282.                Notas al margen o al dorso de escritura

Art. 283.                Procedencia de la exhibición

Art. 284.                Trámite de la exhibición

Art. 285.                Oposición y renuencia a la exhibición

Art. 286.                Exhibición de cosas muebles

Art. 287.                Exhibición con inspección judicial.

Art. 288.                Exhibición de libros y papeles de los comerciantes

Art. 289.                Procedencia de la tacha de falsedad

 

 

CÓDIGO PENAL

 

Art. 289.                Falsedad en documento privado.

Art. 290.                Circunstancia de agravación punitiva. 

Art. 291.                Uso de documento falso.

Art. 293.                Destrucción, supresión y ocultamiento de documento privado

CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO PENAL

 

Art. 164. Trámite de la Prórroga.  

Art. 165. Término Judicial

Art. 166. Suspensión de Términos

Art. 248. Examen médico o paraclínico

Art. 274. Prohibición

Art. 275. Recepción del Testimonio

Art. 276. Práctica del interrogatorio

Art. 277  Criterios para la apreciación del testimonio

Art. 278. Juramento estimatorio

Art. 279. Efectos de la desobediencia del testigo      

Art. 280. Requisitos para la confesión

Art. 291. Aviso de ingreso de lesionados

 

 

CÓDIGO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO

 

Art. 17.   Sobre el derecho a la información

Art. 18.                   Fácil acceso  público de los documentos con información actualizada de interés     general

Art. 19.                   Información especial y particular

Art. 21.                   Examen de Documentos

Art. 24.                   Costo de las copias

Art. 25. y 26   Formulación de consultas

Art. 29.                   Formación y examen de expedientes

 

NUEVO CÓDIGO DE COMERCIO

 

Art. 49:          Obligatoriedad de Libros de Comercio.

Art. 51:                   Comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios.

Art. 54:                   El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia.

Art.59:    Llevar correspondencia contable.

Art. 60:                   Conservación de los libros y papeles al menos por diez años.

Art. 61:                   Los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitución Nacional y mediante orden de autoridad competente.  Lo dispuesto en este artículo no restringirá el derecho de inspección que confiere la ley a los asociados sobre libros y papeles de las compañías comerciales, ni el que corresponda a quienes cumplan funciones de vigilancia o auditoría en las mismas.

Art. 68:                   Los libros y papeles de comercio constituirán plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre si, judicial o extrajudicialmente. 

Art. 69:                   Los libros sólo constituirán un principio de prueba a favor del comerciante.

Art.70:    El valor probatorio.

Art.619: Los títulos valores.

 

 

CÓDIGO SUSTANTIVO DEL TRABAJO Y CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO LABORAL

 

Art.   39: Contrato escrito.

Art.   41:                 Registro de Ingreso de Trabajadores

Art.   42: Certificación del Contrato

Art.   46: Contrato a Término Fijo

Art.   51: Suspensión del Contrato de Trabajo

Art. 151: Autorización especial de deducciones al trabajador

Art. 162: Excepciones en determinadas actividades

Art. 264:                Sobre la obligatoriedad de conservar los Archivos de las Empresas para poder liquidar el tiempo de servicios y los salarios devengados por los trabajadores

Art. 488:                Prescripción de acciones laborales

Art. 489:                Interrupción de la prescripción

 

 

NORMAS ICONTEC

 

El Instituto Colombiano de Normas Técnicas tiene la función principal de elaborar, adoptar y promulgar normas técnicas en todos los campos del desarrollo económico y social del país.

 

Para la producción documental existen las siguientes normas:

 

NTC 3393 Documentación.  Guía para la elaboración de cartas.

 

NTC 3397 Documentación.  Guía para la elaboración de memorandos.

 

NTC 3234 Documentación.  Guía para la elaboración de circulares.

 

NTC 3394 Documentación.  Guía para la elaboración de actas.

 

NTC 3369 Documentación.  Guía para la elaboración de sobres.

 

NTC 3580 Documentación.  Guía para la elaboración de hoja de transmisión por telefax.

 

NTC 3588 Documentación.  Guía para la elaboración de informes administrativos.

NTC 3723  Micrografía.  Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm.  Técnicas de operación.

NTC 4080 Micrografía.  Símbolos gráficos para uso en microfilm

NTC 4095  Norma General para la Descripción Archivística

 

NTC 4436 Información y Documentación. Papel para documentos de archivo, requisitos para la permanencia y la durabilidad

 

NTC  5029  Medición de Archivos.

 

NTC 5174  Procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata

 

Ntc 5238  Micrografía.  Microfilmación de series.  Procedimientos de operación.