CLASIFICACIÓN  DOCUMENTAL

 

 Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad.

 

Operación intelectual que consiste en el establecimiento de un orden sistemático en un fondo documental de acuerdo con unos criterios, que pueden estar basados en: 

Las Acciones: CLASIFICACIÓN FUNCIONAL

La Estructura Orgánica: CLASIFICACIÓN ORGÁNICA

Los asuntos o materias: CLASIFICACIÓN POR MATERIAS[1]

 

9.1.1  Esquema de niveles de Clasificación de un Fondo

Como podemos observar en el esquema de niveles de clasificación de un Fondo,  en primer lugar todo lo que se clasifica debe pertenecer a ese fondo, en segundo lugar se clasifica por secciones documentales cada sección de acuerdo con sus funciones tiene la responsabilidad de producir unas series documentales las cuales están debidamente identificadas en las organizaciones, a su vez, esas series documentales están conformadas por los tipos documentales establecidos.  De esta manera inicia el proceso de organización documental.

 

9.1.2 Actividades:

 

}  Identificación de unidades administrativas y funcionales.

}  Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia.

}  Conformación de series y subseries documentales.

}  Identificación de tipos documentales de la  tabla de retención yo valoración y  de los  documentos de apoyo.

}  Control en el tratamiento y organización de los documentos.

 

Para el proceso de clasificación se recomienda conocer muy bien la entidad, sus funciones, sus procesos, sus procedimientos y su gestión de calidad, de esta manera se pueden proceder a clasificar los documentos de archivo.

 

En el evento que no tengamos Tabla de Retención Documental es importante contar con el CUADRO DE CLASIFICACION que nos ayuda a archivar los documentos en las diferentes dependencias.  (Ver anexo 1:  Propuesta de Cuadro de Clasificación para la administración municipal en Colombia).

 

El uso de los elementos de seguridad industrial y salud ocupacional en los procesos de organización documental son indispensables. (Ver gráfico anterior)