MANUAL DE ARCHIVISTICA ***** Ana Maria Chaves Chaux

9.3 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

9.3.1 Actividades:

9.3.2 Instrumentos de descripción

9.3.3 Normas de descripción

9.3 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL:

Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación

9.3.1 Actividades:

} Análisis de información y extracción de contenidos.

} Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices.

} Actualización permanente de instrumentos.

} Elaboración de inventarios documentales.

} Organización y entrega de transferencias documentales.

} Aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD.

9.3.2 Instrumentos de Descripción

} Dípticos y Trípticos

} Guías

§ Censo – guía

§ Guía de fuentes

§ Guía orgánica

§ Guía de archivo

} Inventarios

§ Inventario somero

§ Inventario analítico

} Catálogos

§ Catálogo de documento

§ Catálogo de expedientes

9.3.3 Normas de Descripción

A nivel internacional existen la Norma ISAD G: Internacional Stándar Archives Description General que fue promulgada en el Congreso Internacional de Archivos de Sevilla en el año 2000 y que ha servido de guía para que los países adopten esta norma. En Colombia contamos con la Norma General para la Descripción Archivística NTC-4095, es aplicable en su totalidad a los Archivos Históricos.

La norma ISAD(g) parte de lo general a lo particular es una norma para la descripción multinivel y tiene 7 áreas y 26 elementos a saber:

1	AREA DE IDENTIFICACIÓN	Código(s)	País/localidad/Archivo/código clasificación
		Título/Nombre	Nombre a la unidad de descripción. Puede ser título formal o título atribuido
		Fecha(s)	Año-mes-día. Lugar
		Nivel de descripción	Fondo Subfondo Serie Subserie Unidad documental - simple - compuesta
		Volumen y soporte	Mts. lineales, folios, cajas
2	AREA DE CONTEXTO	Nombre del productor(es)		Institución o persona responsable de la producción
		Historia institucional		Breve historia o biografía del productor o biografía del coleccionista.
		Historia archivística		Intervenciones archivísticas
		Forma de ingreso		Transferencia Donación Compra y otras y fechas de ingreso
3	AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA	Alcance y contenido		Resumen del contenido
		Valoración y selección. Eliminación		Conservación permanente Eliminación justificada Y cuantía. Tablas de valoración
		Nuevos Ingresos		Previsión de nuevos ingresos
		Sistema de organización		Cuadro de clasificación Ordenación de las series y cualquier otra noticia sobre la forma de organización.

4	AREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIÓN	Condiciones que rigen el acceso	Legislación y normativa
		Condiciones que rigen la reproducción	Legislación y normativa.
		Lengua /Escritura	Especificar el idioma y la escritura
		Características físicas, requisitos técnicos	Cualquier característica física que no esté dicha en otro elemento.
		Instrumentos de descripción	Enumerar y precisar instrumentos de descripción.
5	AREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA	Existencia y localización de los documentos originales	Indicar cuando es microfilme dónde esta el original
		Existencia y localización de copias	Indicar dónde hay copias de lo descrito.
		Unidades de descripción relacionadas	Indicar qué unidades de descripción facilitan información complementaria.
		Notas de publicaciones	ISO 690
6	AREA DE NOTAS	Notas	Incluir cualquier observación en otros Archivos
7	AREA DE CONTROL	Nota Archivero	Nombre del archivero que ha hecho la descripción.
		Reglas y convenciones	Indicar la Norma en la que se realizó la descripción
		Fecha de las descripciones	Año-mes y día. Indicar cuándo se hizo la descripción

Código(s)