9.2       ORDENACIÓN DOCUMENTAL

9.2.1    Actividades

9.2.2    La  ordenación y sus métodos

                 ORDENACIÓN DOCUMENTAL

Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.

 

Ordenar es la segunda operación dentro de la organización documental, que debe aplicarse con independencia a cada serie y tipo documental, dentro de un fondo o de una sección de archivo, o un conjunto de documentos relacionados por su asunto.

 

9.2.1  Actividades:

 

}  Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales:  Para esta actividad se tiene en cuenta la Tabla de Retención Documental o el Cuadro de Clasificación, de esta manera no se guardan documentos repetidos en las diferentes dependencias y se establece responsabilidad de los archivos.

 

}  Conformación y apertura de expedientes:  Se debe determinar las carpetas a utilizar, la marcación de las mismas con el fin de unificar criterios en todas las dependencias.  La ubicación de los documentos se va haciendo en forma ascendente a medida que se van presentando.

      

 

Cada expediente debe guardar los documentos de archivo que le pertenecen cumpliendo con el principio de procedencia y de acuerdo con la fecha de producción cumpliendo con el principio de orden original.

}     Foliación:  Es la numeración que se le asigna  de manera consecutiva a cada unidad documental, se realiza con lápiz en la parte superior derecha del documento de  1 a n, se debe realizar el índice por cada expediente para llevar el control de los documentos que ingresan.

 

}  Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos.

9.2.2  La  Ordenación y sus Métodos

Existen diferentes Métodos de Ordenación como son: alfabético, cronológico, geográfico, numérico.  Estos métodos casi nunca se utilizan por separado; se mezclan cuando realizamos la descripción documental para facilitar la recuperación de los documentos.

 

Los diversos tipos de ordenación reciben su nombre de la unidad elegida para determinar dicho orden.  Así tenemos: 

Método de Ordenación Alfabético

 

Es la ordenación que se realiza a partir de las letras del alfabeto y que dependiendo también de la actividad a la cual se dedique la empresa, puede ser nominal o por asuntos.  Es el método más sencillo y de consulta directa.

 

Esta clase de ordenación se aplicará a:

Los nombres:   Se utiliza para personas naturales y jurídicas.  Para las personas naturales se deben tener en cuenta  primero los apellidos y en segundo lugar el nombre o nombres de las personas.  Para el caso de nombres de personas jurídicas,  se tiene en cuenta el nombre conforme figura en la razón social.

 

Las Series y Subseries Documentales:   Hacen referencia al tema que se está tratando.

 

Se puede utilizar el Método de Ordenación Alfabético por Asuntos estilo diccionario o el Método de Ordenación Alfabético por Asuntos estilo enciclopédico

Estilo Diccionario:  No tiene división ni subdivisión de temas, debido a que estos están ordenados en secuencia alfabética, como las palabras de un diccionario.

Estilo Enciclopedia:  Se utiliza cuando los asuntos están agrupados por relaciones lógicas, tienen títulos importantes o principales los cuales se ordenan alfabéticamente y éstos a su vez tienen divisiones y subdivisiones

 

Para el caso de los archivos administrativos se recomienda utilizar el sistema alfabético tipo enciclopédico con el fin de garantizar una consulta eficiente.  Es importante utilizar como guía principal las letras, como subguía el nombre de la serie documental y a cada subserie se le debe abrir una carpeta

Método de Ordenación Cronológico

La base de ordenación de este sistema es la fecha teniendo en cuenta en su orden:   AÑO   MES   DÍA

 

Este sistema es muy importante y se aplica en todas las unidades documentales cumpliendo con el  principio de orden original.

 

Se debe ordenar de forma secuencial en su producción de manera que, la fecha más antigua es la primera página, y la más reciente es la que corresponde a la última página

 

Método de Ordenación Geográfico

Este método se basa en la utilización de palabras, conceptos geográficos y territoriales de un municipio, departamento, región, país, etc.  Estos términos se utilizan debidamente alfabetizados, formando índices.  Nunca se utiliza sólo, se combina con métodos numéricos y cronológicos para reforzar las búsquedas.

 

Se debe conocer todas las denominaciones usadas en cada una de las zonas geográficas con los términos regionales de creación, actuales, tradicionales, de acontecimientos culturales o simples modas.

 

Método de Ordenación Numérico

 

Este método de ordenación se basa en el orden secuencial de los números arábigos, se pueden utilizar números simples y complejos, en la combinación de números se forman códigos.

 

El sistema de consulta  es indirecta porque se debe elaborar índice de consulta alfabética ó apoyarse en las bases de datos.