Archivos que se convirtieron enverdaderos depósitos de papeles en donde se arruman grandes masas de documentos sin ningún criterio de organización y conservación.Se caracterizan fácilmente porque presentan altos niveles de hacinamiento de archivos, desorganización, deficientes condiciones medioambientales, alto grado de deterioro físico de la documentación y por falta de una política archivística.
9.5.2Diagnóstico
Se recomienda en la organización de un fondo acumulado realizar un Diagnósticoque permita identificar:
•Fondos
•Secciones, Subsecciones
•Fechas Extremas
•Asuntos
•Volumen
•Nivel de organización documental
9.5.3 Plan Archivístico
Después de tener claro el diagnóstico se recomienda realizar un plan archivístico, en el cual se tendrá en cuenta:
9.5.3.1Resumen de Diagnóstico
De acuerdo con el diagnóstico planteado se hace un resumen para identificar prioridades de trabajo
9.5.3.2Objetivos
Se debe plantear un objetivo general y varios específicos que permitan determinar las prioridades del fondo acumulado y las necesidades de la entidad.
9.5.3.3Metodología
Se puede plantear una metodología Participativa - constructivista
9.5.3.4Técnicas e instrumentos
Se debe determinar sistemas de clasificación, tecnologías, sistemas de ordenación, organización documental, preservación, limpieza de documentos, adecuación de espacios, adecuación de sitios de trabajo generosos, logística y conservación física.
9.5.3.5Recurso Humano
Se debe determinar la Dirección Técnica del proyecto, la operación, etapa de valoración, personal interdisciplinario para la intervenciónde los documentos de archivo encontrados.
9.5.3.6Presupuesto
Definir todos los recursos a corto, mediano y largo plazo
9.5.3.7Cronograma
Definir actividades, tiempos, recursos humanos y responsable.
9.5.3.8Bibliografía
Apoyarse en documentos bibliográficos archivísticos y normas del país.
9.5.4Fase Operativa
9.5.4.1Identificación
Se identifica los fondos que existen y se colocan en espacios destinados para tal fin, igualmente en cada fondo se identifica las secciones documentales o dependencias en las cuales se ubican los documentos que se encuentran.
Al identificar los documentos de las dependencias se elabora una tabla sinóptica que relacione las series documentales o asuntos y las fechas encontradas.
9.5.4.2 Clasificación – Depuración
Se revisa los documentos identificados con el fin de realizar el proceso de clasificación ya establecido en este capítulo y los documentos que no tengan ningún valor documental y copias se pueden depurar.
Luego se procede a realizar la valoración documental donde se levanta la Tabla de Valoración Documental que nos indique que se guarda y que se puede eliminar para pasar al proceso de ordenación y foliación.
9.5.4.3Ordenación
Se aplica los métodos de ordenación, principio de procedencia y de orden original en cada uno de los expedientes.Se realiza la instalación definitiva para proceder al proceso de descripción.
9.5.4.4Descripción -(Inventario)
Por lo menos se puede contar con índices, tabla sinóptica, inventario, guía de archivo
9.5.5 Normas de Cada Época
Se debe contar con la recopilación de las normas que han regido la entidad responsable del fondo acumulado como:
§Leyes
§Decretos
§Acuerdos
§Ordenanzas
§Resoluciones
§Circulares normativas
9.5.6 Recopilación de la Información
Con toda la información recopilada se elabora un documento que refleje la historia de la entidad, la reconstrucción de las estructuras orgánicas y la historia del archivo que nos permite organizar la guía de archivo.Se debe citar fuentes secundarias.
Se debe cumplir con los siguientes criterios de desempeño de acuerdo con lo que establece la norma de Competencia laboral para la organización de los Fondos Acumulados:[1]
§Clasificarlos documentos de archivo de acuerdo con las Estructuras orgánicofuncionales ynormatividad vigente
§Los documentos se clasifican de acuerdo con las funciones y las estructuras orgánicas de cada uno de los periodos encontrados.
§La aplicación de las normas y principios archivísticos cumplen con los procedimientos de la clasificación documental.
§Los cuadros de clasificaciónse elaboran de acuerdo con la información de las estructuras orgánico – funcionales de cada periodo
§Los documentos clasificados cumplen con las normas archivísticas vigentes.
§La utilización de los equipos y elementos de protección personal cumplen con las normas de seguridad industrial y salud ocupacional.
§La utilización de los equipos y elementos archivísticos cumplen con las normas de seguridad industrial y salud ocupacional.
§Los tipos documentales corresponden a las respectivas series o subseries acorde con los procesos administrativos.
§Las Tablas de Valoración se aplican de acuerdo con la normatividad vigente.
§Ordenarlos documentos de archivo según procedimientos establecidos y normativa vigente
§La disposición de unidades documentales cumplen con los procesos establecidos por la institución, sistema de gestión de calidady normatividad vigente.
§Los sistemas de ordenación documental cumplen con normatividad vigente y políticas institucionales
§La foliación de los documentos en las unidades de conservación cumple con las normas archivísticasestablecidas
§Las unidades de conservación cumplen con las características y tiempo de retención de documentos.
§Los equipos y elementos de protección personal son utilizados conforme a las normas de seguridad industrial,salud ocupacional y gestión de la calidad.
§Los equipos y elementos archivísticos son utilizados conforme a las normas de seguridad industrial, salud ocupacionaly gestión de la calidad.
§El proceso de ordenamiento se realiza por medio del trabajo en equipo y siguiendo las técnicas de análisis de información
§Describir los documentos de archivo de acuerdo con procedimientos establecidos y normativavigente
§Los documentos son identificados de acuerdo con las normas de descripción establecida y políticas institucionales.
§El inventario documental, e instrumentos de descripción archivísticose elabora de acuerdo con normatividad vigente y políticas institucionales.
§La descripción documental cumplecon los procesosnormalizados y estandarizados
§El proceso de recuperación de la información está de acuerdo con los niveles de descripción aplicados.
§Los equipos y elementos de protecciónpersonaly archivísticos,son utilizados conforme a las normas de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional
§El proceso de descripción de la información se realiza con trabajo en equipo
§El proceso de descripción se realiza aplicando técnicas de comunicación, comprensión del texto y análisis de la información.
§Los instrumentos de recuperación de informaciónson elaborados según procesos normalizados y estandarizados.
§Los instrumentos de recuperación de información correspondena los niveles de descripción aplicados en cada etapa del ciclo vital del documento.
§Archivarlos documentos de archivo institucionalessegún normatividad vigente
§Los documentos están dispuestos en unidades de conservación que cumplen conlas especificaciones y normas técnicas vigentes.
§Los documentos están dispuestos en la unidad documental de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Valoración Documental, Manual de Procesos y Procedimientos.
§Las unidades de conservación documental son utilizadas de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas y los tiempos de retención documental.
§Las unidades de conservación están dispuestas con las especificaciones técnicas requeridas.
§Los depósitos, muebles y equipos requeridos en los procesos archivísticos, son utilizados conforme con las normas de seguridad industrial y salud ocupacional.
§Los equipos y elementos de protección personal son utilizados conforme con las normas de seguridad industrial y salud ocupacional y normatividad archivística.
§El proceso de archivo de la información se realiza en equipo.
§El proceso de archivo de la información se realiza con las técnicas comunicativas respectivas.
§Clasificarlos documentos de archivo de acuerdo con las Estructuras orgánicofuncionales ynormatividad vigente
[1]Norma de Competencia Laboral para Organizar Fondos Acumulados 2-50601-030
