Se tendrá en cuenta, en primer lugar las tendencias de la Archivística en Colombia basado en el Estudio de Caracterización Ocupacional:Archivos y Bibliotecas en Colombia realizado en el 2006 por la Mesa Sectorial de Archivos y Bibliotecas liderada por el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA de Colombia y luego las tendencias de la Archivística a nivel mundial.
En Colombia eldesarrollo del sector de los archivos ha tenido en los últimos 15 años un avance significativo en los aspectos legal y normativo, organizacional, tecnológico, educativo y laboral, lo cual se evidencia en un sector fuerte con una dinámica continua, aunque con niveles disímiles, el cual es hoy por hoy reconocido en el ámbito latinoamericano, por su alto grado de desarrollo.
Aunque los resultados del estudio permiten inferir el comportamiento del sector en los próximos años, es posible que algunas de las tendencias sólo se puedan evidenciar hasta dentro de algún tiempo, dependiendo de la dinámica de cada uno de los subsectores analizados, principalmente debido a que el desarrollo en uno y otro no es homogéneo, ni siquiera dentro del mismo sector.Para propósitos del presente estudio y de acuerdo con los resultados obtenidos, las tendencias del sector se presentan en cuatro áreas a saber:
1.13.1Tendencias en Tecnología
La utilización de las nuevas tecnologías ha ido permeando la sociedad colombiana, aunque todavía dista mucho de los niveles alcanzados en los países más desarrollados; sin embargo, este avance es cada vez más evidente en la cultura de nuestras comunidades, las cuales reclaman un lugar en la sociedad de la información. En el terreno de lo institucional, las tecnologías han revolucionado el acceso al conocimiento y a la información para miles de trabajadores de todos los sectores de nuestra sociedad. Este desarrollo igualmente está marcado por el fenómeno de la globalización, que ha eliminado las fronteras entre los hombres.
En los últimos 15 años, los avances tecnológicos en todos los ordenes, han modificado las estructuras de las organizaciones, haciéndolas más planas gracias al desarrollo en las comunicaciones.Este escenario ha impactado directamente a los sectores relacionados con la información y particularmente en los archivos, los cuales se han visto afectados por igual de manera positiva y negativa con este desarrollo. A continuación se señalan las consecuencias que las tecnologías de la información y la comunicación tendrán sobre este sector en los próximos años:
Del archivo tradicional al archivo electrónico Aunque la archivística tradicional ha desarrollado por más de 100 años una serie de principios, normas, técnicas y procedimientos adecuadamente estructurados y normalizados que permiten una adecuada organización de los archivos y de los documentos, los cuales se aplican de manera generalizada en todo el mundo, estos avances no se han aplicado de manera homogénea en todos los archivos del país, siendo lo más afectados los archivos del sector público, y dentro de éstos los archivos de los municipios y los departamentos.
Por otro lado, algunos archivos, han incorporado las nuevas tecnologías de la información a su trabajo, pasando en muchos casos por encima del desarrollo tradicional del archivo, en un intento por cerrar la brecha del subdesarrollo archivístico de nuestras instituciones, desconociendo la aplicación de los principios universales de la archivística.
Con el fin de armonizar los diferentes niveles de desarrollo descritos en el estudio de caracterización, y las políticas actuales del gobierno en materia archivística, las directrices del Consejo Internacional de Archivos, los avances en materia de software para archivo y la nueva orientación de los programas de formación en archivos, que conjugan lo tradicional con lo moderno, señalan el siguiente derrotero para los archivos colombianos: Debido al desarrollo del Sistema Nacional de Archivos y a la reglamentación de la Ley 594 del 2000, los archivos públicos continuarán su desarrollo principalmente con el fin de ajustarse a la normatividad vigente, lo cual significa que continuarán aplicando conocimientos técnicos en materia de administración de archivos, organización, descripción, selección y conservación de documentos, diseño de servicios archivísticos, gestión documental, elaboración y aplicación de tablas de retención documental.
Las exigencias del mercado de software continuarán presionando, principalmente a los sectores directivos de las organizaciones, para que incorporen aplicaciones de gestión documental, recuperación de información, tablas de retención documental y otros modelos tecnológicos emergentes tales como gestión del conocimiento, gestión de contenidos, herramientas del flujo de trabajo, etc.
El uso de tecnologías como la digitalización que permiten simultáneamente la disminución de espacio y la facilidad para recuperar los documentos así como la protección del original, se irá masificando en los archivos, gracias a la reducción en el costo y el mejoramiento de los estándares técnicos de los productos resultantes de este proceso.
Las aplicaciones de documento electrónico serán cada vez más comunes, no sólo debido al desarrollo de un mercado en este aspecto, con nuevos proveedores de software y la aparición de nuevos productos sino debido a que los archivistas se están familiarizando con dichas tecnologías, demandando cada vez más su utilización.El uso de la información demandará igualmente de tecnologías que faciliten la prestación de los servicios en el archivo, tales como fotocopiadoras, impresoras y escáneres, entre otros.
En materia de seguridad de la información, los archivos deben preocuparse por la protección de la integridad de los documentos electrónicos, lo cual supone la aplicación de tecnologías apropiadas que incluyan la posibilidad de certificación de los documentos, la firma digital, la no repudiación, etc., al tenor de lo prescrito en la Ley 527 de 1999.
En relación con nuevos adelantos tecnológicos, el desarrollo de Internet, las exigencias de llevar la administración pública a la Web, las políticas del gobierno en cuanto a la divulgación de los documentos públicos, y el derecho de todo ciudadano a vigilar a sus gobernantes gracias a las veedurías ciudadanas, son un elemento de presión para que el sector público implemente servicios archivísticos basados en la Web; esto supone de entrada, la necesidad de trabajar con estándares internacionales para la creación y publicación de los documentos electrónicos, a partir de estructuras como XML, EAD, OAI, entre otras, las cuales facilitan, no sólo la descripción uniforme de documentos, sino su recuperación y el intercambio de información entre organismos.
Los objetivos de la normalización archivística son la cooperación y la comunicación entre profesionales y usuarios.La incorporación de estándares internacionales para la descripción archivística es una necesidad; la aplicación de normas como la ISAD (G) y la ISAAR (CPF) sólo serán posibles si los archivos adquieren o desarrollan sistemas automatizados para la recuperación de información, sin los cualesla función primordial y legal del archivo en cuanto a facilitar el acceso a las fuentes de información será inviable.
En materia tecnológica el computador se convertirá, en todos los archivos, en la principal herramienta de trabajo del archivista, pues su desarrollo está asociado al desarrollo de la tecnología, y el PC es actualmente el instrumento más importante de este desarrollo, tanto para propósitos técnicos como administrativos. El computador personal permitirá automatizar de manera paulatina, principalmente en los archivos públicos, algunas de las tareas archivísticas como la elaboración de informes y estadísticas pasando por el control de préstamos y transferencias hasta la automatización de los instrumentos de descripción y la posibilidad de contar con programas informáticos para la gestión integral de los documentos.
La microfilmación continuará siendo el método tecnológico más apropiado para la adecuada preservación de documentos de valor permanente y como mecanismo de uso a información que debe protegerse de la manipulación. Sin embargo, los avances tecnológicos están trayendo nuevas opciones que requieren una adecuada preparación del archivista, y entre las cuales se destacan los sistemas híbridos, que permiten obtener un archivo digital de un microfilme o un microfilme de un archivo digital.
El desarrollo de la Intranet es indispensable en un mundo como el de hoy. Muchos de los servicios que el archivo puede proveer se pueden prestar a través de las redes, y la intranet facilita la comunicación entre el archivista y sus usuarios; se puede usar para que los documentos que una organización
produce puedan ser visibles o accesibles cuando se necesiten sin necesidad de trasladarse al archivo.
En materia tecnológica, el archivista deberá mantener una posición mediadora entre los avances de la tecnología y las implicaciones en la preservación de la memoria de las organizaciones; lo cual significa que su misión es garantizar el acceso a los nuevos soportes, analizando de manera adecuada los niveles de obsolescencia y la actualización de las tecnologías, para proponer la dquisición
e incorporación de dichos adelantos sin sacrificar la perdurabilidad más que de los medios, de la información.
1.13.2Tendencias en la Formación
Al comparar los perfiles de formación que ofrecen los programas de las Universidades en Ciencia de la Información en La Salle, Javeriana, Antioquia, Quindío y Tolima, se observa una tendencia marcada hacia la formación de profesionales en aspectos como:
§Tecnologías de la Información y la comunicación
§Habilidades Administrativas
§Gestión empresarial
§Flexibilización en las áreas de desempeño
§Gestión del conocimiento
§Aporte social del profesional como agente de cambio
§Tratamiento de los nuevos formatos y su preservación
De igual forma, respondiendo a la demanda del sector productivo, las diferentes universidades están aumentando la formación de los futuros profesionales en el manejo de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, y en especial en la forma como éstas afectan el desarrollo de la función natural de bibliotecas y archivos, así como de otras unidades de información.
Así mismo, se están realizando esfuerzos por mejorar la formación integral delprofesional en estas dos áreas, en la medida en que las universidades están ampliando los perfiles ocupacionales de sus egresados, de tal forma que puedan incorporarse a los diferentes sectores del mercado laboral, mediante el dominio de competencias específicas en los diferentes campos de las ciencias de la información: archivos, bibliotecas, proyectos de outsourcing, generación de empresas, asesorías y consultorías empresariales en información y tecnologías de la información, entre otras, sin descuidar la proyección social de estas carreras.
En este sentido, y debido a la especialización del sector, se requiere ampliar la oferta de programas de postgrado en los niveles de especialización, maestría y doctorado, en áreas que contribuyan a la resolución de los problemas de las instituciones y del país.
Una clara tendencia del sector tiene que ver, como se desprende del análisis de la oferta de empleo, con al aumento de la demanda de personas con formación técnica y tecnológica principalmente en el sector de archivos.
Por otro lado, la amplia oferta de capacitación no formal que existe en el país muestra una marcada orientación a actualizar al personal de archivos y de bibliotecas en aspectos técnicos o en áreas de la formación disciplinaria cuyos conocimientos son útiles para el desempeño de un cargo o el desarrollo de una función técnica. Esto indica que no existe un inventario real de las necesidades de capacitación que permita orientar este tipo de formación; de otro lado, las entidades que ofrecen esta capacitación tienen una mejor adaptabilidad a las necesidades cambiantes del entorno, respondiendo de manera más eficiente a la demanda del sector. Esta tendencia se mantendrá mientras el sector formal (IES) no esté en condiciones de responder rápidamente a la demanda; de igual
forma, las asociaciones profesionales y de bibliotecas, seguirán ofreciendo educación no formal a sus miembros y a la comunidad en general.
En este nivel la capacitación seguirá orientándose a áreas como:
En el sector de archivos:
• Elaboración de tablas de retención.
• Gestión documental.
• Documento electrónico.
• Organización de archivos.
• Digitalización de documentos.
Una última tendencia tiene que ver con la modalidad de educación y formación ofrecida. De acuerdo con el análisis de la oferta formativa, en los niveles de la formación técnico, tecnológico, profesional y de postgrado, está caracterizada por una modalidad presencial o semi-presencial en los principales centros urbanos, y un incremento de la formación virtual en regiones apartadas de estos centros, o en donde por sus características resulta costosa la formación presencial.
1.13.3Tendencias del Mercado
Una de las principales conclusiones del estudio de caracterización es la estrecha relación que existe actualmente entre el sector productivo (empleador) y el desarrollo del mercado de bienes y servicios destinado para los sectores analizados y la cual está igualmente relacionada con la inserción laboral de las personas con formación en archivística.
En este aspecto el desarrollo está asociado a la consolidación de una industria de la información cuyo génesis es el mismo sector que potencialmente utiliza sus servicios. Dentro de este contexto, la amplia cantidad de empresas que hoy en día ofrecen servicios en el sector de archivos es resultado de la demanda de servicios del mismo sector, muchos de los cuales no se ofrecían en el mercado o simplemente no existían.
En el sector de archivos por ejemplo, algunas de las empresas que hoy atienden las necesidades de los archivos, se crearon debido a las exigencias de la Ley 80 de 1989 y posteriormente de la Ley 594 del 2000; así, en la medida en que la reglamentación de la ley vaya avanzando, de igual forma crecerá el sector proveedor, bien mediante la creación de nuevas empresas o la transformación de otras.
En el mediano y largo plazo, las necesidades del sector seguirán aumentando, por dos razones fundamentales:
§La descompensación de la matrícula en programas de archivística frente a la demanda del sector, siendo deficitaria, pues no alcanza a cubrir satisfactoriamente las necesidades de las instituciones en cuanto a personal calificado.
§La reducción en la formación técnica, debido al cambio en los currículos de los programas universitarios en estos dos campos, lo que hace que los profesionales prefieran vincularse en cargos de nivel directivo, administrativo, de servicios o de énfasis tecnológico.
Precisamente este fenómeno está generando un nuevo escenario en el cual los profesionales en las áreas de estudio, se están orientando a la creación de empresas especializadas en proveer servicios a bibliotecas y archivos, ya que la problemática del país en estos sectores requiere aún varios años antes de ser resuelta, al menos en los aspectos técnicos propiamente dichos.
La inversión en el sector de archivos tiende a aumentar, lo que significa que las empresas que sean capaces de asumir los altos volúmenes de trabajo, tendrán un escenario prometedor.
1.13.4Tendencias en el Empleo del Sector
El análisis de las subáreas de Archivos bajo el concepto de competencias laborales, exige la actualización de la oferta formativa respecto de las demandas y tendencias del sector y permitirá no sólo un crecimiento en las posibilidades de empleo, dado que la formación se ajusta a dichas necesidades, sino que además posibilitará mejores condiciones laborales, gracias a un perfil adecuado a las necesidades del mercado laboral. Por otro lado la flexibilidad del diseño curricular debe permitir la actualización de la formación frente a la tecnología, infraestructura y equipamiento del sector.
El desarrollo de las competencias laborales debe estar dirigido a mejorar el desempeño del personal en las diferentes unidades de información, considerando la heterogeneidad de los diferentes subsectores, pero además, mejorará las condiciones laborales ofrecidas como cargo, salarios y ubicación geográfica, ya que en la formación se habrá de tener en cuenta la flexibilidad del mercado, pues se tenderá a formar personas para emplearse poniendo a disposición las competencias alcanzadas en la formación.
En relación con otras áreas ocupacionales, las funciones de archivos están inmersas en el contexto empresarial, constituyéndose en uno de los ejes de la gestión administrativa en las organizaciones. En el sector de los archivos, existe una evidente relación con otras áreas como la administrativa, particularmente con el subárea de correspondencia y con el área de informática y telecomunicaciones.
En el caso de la subárea correspondencia, aunque los cargos asociados a ésta se ubican dentro de la escalas de cargos administrativos de cualquier organización, su estrecha relación con la gestión documental, hace necesario deslindarla del área administrativa y ubicarla en el área archivística, ya que la teoría moderna en este campo, como las normas que sobre el particular expide el Archivo General de la Nación, involucran a los procesos de correspondencia con el manejo integral del documento en cualquier organización.
De igual forma, la encuesta mostró que existen cargos tanto en los archivos como en las bibliotecas que están relacionados con el manejo de tecnología; de este resultado se desprende la necesidad de realizar un estudio, sobre la formación y capacitación en el área de informática y telecomunicaciones en los diferentes niveles de cargos, pues es claro que las competencias en este campo son un elemento esencial para la vinculación del personal y para el desempeño laboral en estos dos sectores.
Como resultado del estudio fue posible identificar:
§Incremento en la solicitud de personas con formación técnica, y por consiguiente en el empleo, para desempeñar cargos que requieren conocimientos técnicos, apoyados en el saber hacer. En este nivel igualmente existe una baja oferta de personal calificado, siendo el SENA la única entidad que ofrece formación en este nivel.
§Debido a la naturaleza y características del sector, para el desempeño de cargos o posiciones intermedias dentro de los archivos y bibliotecas, el sector empleador necesita contar con personal con formación tecnológica, formado para el desempeño de ocupaciones en una determinada especialidad.
§Cambio en la orientación de la oferta de empleo para el sector profesional, caracterizado por perfiles de cargos gerenciales, con habilidades administrativas y técnicas para el manejo de macro proyectos así como de proyectos de outsourcing.
Aumento de la modalidad de contratación por servicios y a término fijo, principalmente en proyectos de outsourcing, con salario integral, lo que se traduce en altos niveles de rotación e inestabilidad laboral, Incremento del ingreso salarial de los profesionales del sector, tanto en los niveles técnicos, como tecnológico y profesionales, debido principalmente a la relación entre oferta y demanda, por cuanto existe un déficit de personal calificado para atender las necesidades de los archivos.
A nivel mundial, la Archivística tiene un nuevo objetivo que es la resolución de los problemas relacionados con la gestión de la información. Para cumplir con este objetivo la Archivística debe definirse mediante una fusión integral y tomar decisiones estratégicas en relación con su organización interna. Entre las diferentes tendencias tenemos una sectorial, administrativa (gestión de documentos administrativos, “records managment”). Esta aproximación se ocupa del valor primario, administrativo, de los documentos, es decir, desarrolla propuestas teóricas para gestionar los documentos de archivo en las dos primeras edades del ciclo vital de los documentos (archivos de gestión e intermedios).
Frente a esta concepción de la Archivística existe otra también sectorial que pone el acento de los documentos con valor secundario o histórico. Es decir es una aproximación que realiza propuestas de tratamiento para los documentos que se encuentran en la última fase del ciclo vital, se ocupa de los archivos históricos.
Existe una tercera aproximación global que tiene como objetivo atender a la vez a los documentos que tienen valor primario y a los que tiene valor secundario. Trataría los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital con propuestas para gestionar la información tanto en oficina como en históricos.
Las dos primeras bases son el objeto del Records Managment, la tercera es de la Archivística.
Frente a esto se está imponiendo una concepción integral de las tres fases. Esta se empieza a hacer desde Québec, influencia francesa y norteamericana.Este último enfoque es el único que permite asegurar la unidad y continuidad de todas las intervenciones en el marco de una política de intervención de archivos.
Esta nueva Archivística tiene planteados tres objetivos esenciales. En primer lugar garantizan la unidad de las funciones del archivista sobre todos los documentos de una entidad permitiendo tener una perspectiva de la teoría de las tres edades y de las nociones de valor primario y secundario. Un segundo objetivo es el de permitir la articulación de las actividades archivísticas en una política de tratamiento de archivos. En tercer lugar integrar el valor primario y secundario en una sola definición de archivo. Esta aproximación integral de la Archivística es la que va a permitir que esta disciplina se dote de una imagen fuerte y adquiera un reconocimiento social. En este momento debe también determinar su estructura interna con el fin de posicionarse en relación con otras disciplinas que la rodean y establecer relaciones de dependencia en algunos sectores.
Así la Archivística debe liberarse de la tutela de la historia, de las ciencias de la administración y de las de la Documentación. En este último se presentan diferencias ya que los profesionales de las bibliotecas no son clientes de los archivos mientras que los historiadores y administrativo si.
La Archivística debe llevar a cabo una integración y debe constituirse como una actividad profesional con la misión de gestionar, tratar y facilitar el acceso a la información y que participe con otras disciplinas en el hecho que plantea la explosión documental. Esta archivística debe apoyarse en programas de formación superior y en investigaciones sobre los conceptos y herramientas que utilizan en cooperación con otros campos de actividad.
[1]Caracterización Ocupacional Archivos y Bibliotecas en Colombia.Situación actual del área. Mesa Sectorial de Archivos y Bibliotecas de Colombia.
