2.21 SISTEMAS PARA IDENTIFICAR TIPOLOGÍA DOCUMENTAL:

A continuación se presenta un cuadro donde se relacionan cinco modelos españoles de diferentes comunidades en los que se distinguen diferentes puntos de vista que se tienen en cuenta en el análisis de tipo documental.

La comunidad de Andalucía tiene en cuenta dos frentes, el de Identificación y el de valoración, Los primeros nueve puntos hacen referencia a la identificación y los últimos cinco hacen referencia a la valoración:

COMUNIDAD DE MADRID 1981	ANA DUPLA 1997	CATALUÑA
Organismo productor	Unidad desde la que se realiza el análisis	Descripción
Organismo receptor	Institución, órgano y unidades productoras de la serie documental	Organismo productor
Tramite	Tipo documental	Tipo de documento
Función	Órganos y unidades administrativas que participan en la tramitación de los expedientes integrantes de la serie, además de los productoras	Código
Valoración	Origen	Clase
Utilización	Tramite	Formato
Número de ejemplares	Función	Soporte
lugares donde se conservan	Documentos básicos que componen los expedientes integrantes de la serie	Original o Copia
Publicaciones que recogen el documento integra o parcialmente,	Valoración	Marco legal
Acceso	Frecuencia de uso de la serie documental	Trámite
Crecimiento anual	Tiempo de permanencia de la serie documental	Función u objetivos.,
Observaciones	Número de ejemplares y lugares donde se conservan	Documentos básicos que forman el expediente
	Publicaciones que recogen información de la serie total o parcialmente	Termino de permanencia
	Reproducciones de la serie y uso de las reproducciones	Numero de ejemplares y lugares en donde se conservan
	Accesibilidad	Valor del documento
	Volumen de la serie y crecimiento anual	Acceso a la documentación y Observaciones
	Efecto o repercusión social de los expedientes integrantes de la serie
	Ordenación de los expedientes integrantes de la serie
	Instrumentos de control e información donde consta la serie documental
	Relación de documentos y documentación
	Propuesta de conservación de la serie documental
	Propuesta de expurgo de la serie documental
	Observaciones

COMISIÓN TRIA BARCELONA	ANDALUCIA
Denominación de la Serie	Dígitos y denominación de la serie
Oficina Productora	Fechas extremas
Finalidad de la gestión	Legislación
Procedimiento administrativo	Procedimiento
Legislación	Series duplicadas
Documentos que integran el expediente o la serie	Contenido de la serie
Series antecedentes o relacionadas	Organización y descripción
Documentos "recapitulativos'	Volumen
Documentos duplicados	Valores
Tipos de expediente	Acceso
Efectos legales de las fechas que contiene la serie documental	Selección
Acceso a la información que contiene la serie documental	Transferencia
Fechas extremas de la serie documental	Observaciones
Sistema de ordenación
Tipos de soporte

Pero otros estudios como el de J.M. Roldín Gual presenta una idea muy distinta en su modelo de análisis de tipo documental a saber:

a) Aspectos jurídico ‑ administrativos

§ Definición

§ Órgano generador

§ Destinatario

§ Legislación

§ Tramite administrativo

§ Vigencia administrativa;

§ Accesibilidad ciudadana a la serie

b) Aspectos diplomáticos

§ Caracteres extrínsecos

§ Clase

§ Forma

§ Soporte

§ Formato

§ Escritura

§ Elementos figurados

§ Lengua

§ Sellos

§ Caracteres intrínsecos

c) Aspectos archivísticos

§ Clasificación

§ Ordenación

§ Expurgo y remisiones

d) Aspectos informativos

Para la identificación de los tipos documentales se debe tener en cuenta los siguientes elementos:

Denominación, definición, caracteres externos, clase, soporte, formato, forma, productor del documento, destinatario, legislación, trámite y, documentos que constituyen el tipo documental