A largo de la historia se han producido numerosos documentos, algunos se han mantenido y otros no, por ejemplo los contratos y las cuentas siempre han existido.
En el Oriente los documentos más utilizados eran sobre la vida de las personas se registraban sus gastos, ingresos, bienes, esclavos, trabajo y sobre las relaciones administrativas como informes de los agentes del rey, censos, correspondencia real, excavaciones arqueológicas.
En Grecia y Roma los documentos eran de carácter legislativo como actas de los consejos de carácter fiscal. Los estados eran cada vez más intermediarios y trataban de regular la situación de los ciudadanos. Los romanos en Egipto obligaron a los propietarios de tierras a registrarlas en los archivos en seis meses. También se registraban las hipotecas.
En la Edad Media se produce un desarrollo de las actividades gubernativas que es correspondido con una mayor actividad de documentos, como los cartularios que son agrupaciones de diferentes derechos, testamentos, concesiones reales, cuentas.Antes de esta época los documentos no tenían importancia ya que primaba la palabra frente a lo escrito. Así en la Edad Media se volvió a recurrir al derecho romano.
En el siglo XII aparecen las ciudades y con ellas otro tipo de documentos (censos, actas impuestos, catastro, imprentas). También está la corte con diferentes archivos reales. En las cortes de Toro de 1371 se ordena la creación de registros separados para las cuestiones judiciales, registros de cámara para los alcaldes. También se originan los archivos notariales donde se recogen los documentos relativos a las transacciones comerciales, archivos que más tarde serían independientes. En el siglo XVI aparece el concepto de archivos estatales con Carlos V al ordenar que todos los documentos relativos a la Corona de Castilla se conservaran en Simancas donde se encuentran los documentos relativos a los consejos, las cortes, cancillerías, secretarías, administración. Este ejemplo sería seguido en otros países europeos.
En la actualidad, la intervención generalizada del Estado en los ciudadanos y el aumento de las actividades documentales, ha facilitado la creación de documentos, que se ha visto incrementada por la reprografía, microfotografía, la informática, documentos normalizados y la creciente importancia de los documentos en las relaciones entre las personas y las instituciones.
