2.19        EL TIPO DOCUMENTAL Y LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

El tipo documental es esencial para la organización de los archivos porque Identifica las Series Documentales. Las series documentales son agrupaciones documentales sobre las que gira la organización para la gestión de transferencias documentales, expurgos, valoración, descripción de los archivos y difusión.

Los tipos documentales deben quedar archivados en la serie documental respectiva con el fin de garantizar su consulta y conservación.

La organización de los archivos debe estar muy bien definida por series documentales con el fin de no repetir su producción y por ende su doble organización.  Por ejemplo para elaborar un contrato en una entidad oficial se requiere de el Certificado de Disponibilidad Presupuestal  (CDP) este documento se expide en original y varias copias, para el presente ejemplo,    (ver cuadro adjunto)  con destino a tres dependencias, se guarda en las tres en unas como serie y en otras como tipo documental.  Esta producción documental se debe analizar muy bien porque al final la que se debe guardar es la que tiene mayores valores documentales, en este ejemplo se guardaría en tesorería o en contratación por esta razón es indispensable contar la Tabla de Retención Documental que nos indique en qué sección se guarda, así  se solucionan problemas desde la producción documental y se evita pérdida de tiempo y de dinero.