El concepto de tipo documental fue definido por primera vez por Theodoro Schellenberg en su libro Técnicas descriptivas de Archivos[1]para el archivista americano el tipo documental era el primer carácter externo de los documentos. Vicenta Cortes en su Manual de Archivos Municipales[2]y Ramón Cruz Mundet[3] en Archivística, consideran el tipo documental dentro de los caracteres externos de los documentos, junto con la clase(medio por el que se trasmite el mensaje) formato,forma y cantidad.
Tipo del documento es el número y disposición de los elementos de la información que corresponden a la actividad que lo ha producido. Generalmenteincluso el nombre se ha derivado de esa actividad. Por ejemplo, de informar se produce un informe; de recibir: los recibos, de pedir o solicitar:las peticiones o solicitudes.
Aunque hay algunas matizaciones, Cruz Mundet, al tratar de definir lo que es un tipo documental nos aclara que trasciende lo meramente externo, por cuanto la estructura del documento, determinada por el tipo, nos permite conocer unaparte importante de su contenido.
Antonia Heredia (Archivística,1991), separa el tipo tanto de los caracteres internos como externos de los documentos por entender que se nutre de ambos.
El diccionario de terminología archivística [4]define tipo documental como:Unidaddocumental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos (por ejemplo, el expediente de personal).
Una unidad documental sería el elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento o por varios que formen un expediente.
Estos distintos puntos de vista a la hora de abordar el concepto de tipo nos permiten comprender claramente su dualidad.
El tipo es una característica del documento derivada de la actividad ypor eso mismo determina cuáles van a ser los otros caracteres del documento y da nombre a las distintas unidades documentales.
