13.4      PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA

13.3.1.  Separación de Documentos y Documentación

13.4.2.  Eliminación de Material Inservible

13.4.3   Preparación Física de los Documentos

13.4  PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA

 

13.4.1.  Separación de Documentos y Documentación

Solo se debe enviar en la transferencia documental primaria las series documentales establecidas en la Tabla de Retención Documental.  La documentación y documentos de apoyo que se tengan se deben separar,  éstos no hacen parte de la transferencia.

 

Las oficinas deberán transferir al Archivo Central aquellas series o subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la Tabla de Retención Documental correspondiente.  Deberán transferirse los expedientes con sus tipos documentales ordenados –respetando la secuencia de su producción-, y previamente depurados –extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, que no impliquen valores secundarios-.

 

13.4.2.  Eliminación de Material Inservible

Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información  en otros soportes. 

 

13.4.3  Preparación Física de los Documentos

Al realizar las transferencias se deben seguir los pasos que se enuncian a continuación:

 

§  Limpieza de la documentación, labor que debe adelantarse en un espacio con buenas condiciones de  ventilación, iluminación e higiene.  El personal dedicado a esta tarea deberá disponer de elementos de trabajo apropiados para su protección como  mascarilla y guantes.

 

Para realizar esta labor se debe contar con un equipo mínimo que comprende:  aspiradora, para las partes externas de los libros, tomos, cajas y demás encuadernaciones; brochas de cerdas suaves, para la parte interna y el interior del pliegue de los cuadernillos y bayetilla.

 

§  Eliminar el material metálico:  clips, ganchos de cosedora, ganchos de legajar, etc, procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a los documentos.  En el proceso de eliminación de material metálico no debe realizarse independiente ni aisladamente; debe efectuarse con extremo cuidado para evitar la mezcla indiscriminada de documentos que pueda afectar la foliación y descripción correspondiente.

 

Con el fin de no separar la unidad documental de los expedientes, se puede cambiar el material metálico por elementos elaborados en material con ph neutro o con recubrimientos que eviten su oxidación.  En su defecto puede emplearse un fragmento o trozo de papel, como barrera entre el material metálico y los documentos de archivo

 

§  Identificar el material afectado por biodeterioro especialmente por agentes biológicos como hongos y/o insectos, y al detectarlo se debe separar del no contaminado e identificar la unidad de conservación con una marquilla de color rojo en un lugar visible.  Dicho material deberá mantenerse bajo condiciones de depósito con buena ventilación y aislado de fuentes de alta humedad y temperatura.

 

Solicitar servicio de personal especializado para los procesos de desinfección del material afectado antes de incorporar dichos documentos a su sitio de depósito.