8.3.1.4 Trámite de correspondencia en las dependencias
8.3.1.5 Servicios de mensajería
8.3.1.6 Para el despacho de documentos se debe tener en cuenta
8.3.4Correspondencia confidencial o personal
La correspondencia confidencial o personal está dirigida con nombre propio o está con un sello que dice confidencial ó personal.Esta documentación no se abre, solamente en el sobre secolocan los datos del reloj radicador yno se registra.
8.2.5Folletos revistas y publicaciones
Los folletos, revistas y publicaciones si están dirigidos a la empresa se deben radicar y pasar a la oficina o dependencia interesada y si por algún motivo llegan a título personal,no se radican ni registran y se remiten a su destino.Por política en la mayoría de las entiades este servicio está restringido.
8.2.6Correspondencia para la entidad
0Comprobar que la correspondencia es para la entidad; se comprueba verificando los datos de los sobres los cuales están dirigidos a un funcionario o a una sección determinada.
0Extraer la correspondencia de los sobres. Utilizar tijeras pararealizar un corte en una franja lateral y que no se rasgue el contenido.
0Leer, analizar y verificar:
1Fecha de elaboración y de recibo.Si existen cartas con fechas de elaboración muy distante de la de recibo, se debe llamar a la persona que la envía para verificarla.
1Si está firmada la carta;cuando aparece el nombre digitado y no la firma, se debe devolver, ya que esta carta no tiene ninguna validez,a excepción de los telegramas y de los documentos que lleguen por correo electrónico.
1Inclusión de anexos.Si faltan,informar al remitente para hacer el seguimiento respectivo y obtenerlos en el menor tiempo posible, además escribir en un papel adicional(autoadhesivo)indicando qué anexosfaltan.
1En caso que el documento no traiga datos del remitente se debe coser el sobre.Si el corresponsal es conocido en la empresa no es necesario hacerlo.
8.3DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
8.3.1 Actividades
}La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como:
8.3.1.1Distribución de Documentos Externos
}Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
}Clasificación de las comunicaciones.
}Organización de documentos en buzones o casilleros.
}Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
}Reasignación de documentos mal direccionados.
}Registro de control de entrega de documentos recibidos.
8.3.1.2Distribución de Documentos Internos
}Identificación de dependencias.
}Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
}Registro de control de entrega de documentos internos.
8.3.1.3Distribución de Documentos Enviados
}Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.
}Control del cumplimiento de requisitos del documento.
}Métodos de empaque yembalaje.
}Peso y porteo de documentos.
}Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
}Control y firma de guías y planillas de entrega.
}Control de devoluciones.
}Organización mensajería externa.
}Registro de control de envío de documentos.
8.3.1.4Trámite de Correspondencia en las Dependencias
La persona responsable de recibir la correspondencia en cada dependencia, verifica que los documentos recibidos coincidan con el registro que existe en el control de correspondencia,en caso de no coincidir, debe realizar la respectiva anotación en la columna de observaciones ó verificar personal o telefónicamente con la persona responsable de la Unidad de Correspondencia.
En cada dependencia se analiza la documentación y se le da el trámite respectivo; que puede ser la respuesta, si la requiere.El documento se debe elaborar conforme lo establece el capítulo 7 de este Manual. Si la correspondencia recibida no necesita respuesta el jefe de la dependencia responsable de verificarla, la debe firmar en el lugar donde se encuentra el sello y la secretaria la archivará en la serie documental respectiva.
Si la correspondencia recibida la debe atender otra dependencia se coloca el código respectivo y se envía para su trámite.Siempre se debe elaborar el control de entrega de correspondencia.
A la respuesta que se elaboraen cada dependencia se le debe verificar: que esté firmada, que tenga las respectivas copias y anexos si los hay, que tenga el sobre con los datos claros para que llegue a su destino.
8.3.1.5Servicios de Mensajería
Mensajería Externa
*Cuando la persona responsable de la correspondencia termine de radicar y registrar la correspondencia externa, debe inmediatamente alistarla para entregar al mensajero de la empresa contratada, o a la persona que haga sus veces.
*La persona responsable del manejo de la correspondencia debe velar para que la planilla de Control de Mensajería quede bien elaborada ya que ésta, es lagarantía del control de los envíos y para el pago a la empresa de correos.
*Cuando la correspondencia se envía por correo certificado o correo normal, el mensajero o persona encargada de esta labor, debe hacer firmar en el recibí de su control y solicitar la guía de envío que utilizan las empresas de correo.Es importante que las comunicaciones dirigidas a clientes se envíen por correocertificado con el fin de garantizar que la información sea recibida efectivamente por el respectivo cliente.
8.3.1.6 Para el despacho de documentos se debe tener en cuenta:
�En el caso que la carta lleve“copia para:”,se debeverificar que exista la copia o copias adicionales.
�Si existelínea opcional de“Anexos,”se debe verificar que éstos se encuentren incluidos.
�Para las circulares externas se elabora un original para cada uno de los destinatarios y dos copias: una para el consecutivo y otrapara la carpeta de la Serie Documental; a estascopias se le debe anexar el listado de las personas a quien va dirigida cada una de las circulares.Para realizar esteprocedimiento se aconseja utilizar la combinación de correspondencia que traen los procesadores de texto.
�Todos los documentos deben ir firmados,de lo contrario no tendrán valor documental.
�Es responsabilidad de la persona encargada del envío de la correspondencia, realizar una revisión detallada al colocar en los sobres para constatar que los destinatarios tanto del sobre como del documento coincidan; que los anexos se encuentren acordes con los datos especificados en el documento y que existan las firmas correspondientes, paraevitar errores en el envío.
