Radicar significa situar la correspondencia en la empresa.Para ello nos valemos del reloj o sello radicador que al imprimirlo en las comunicaciones indica que son propiedad de la entidad que las recibe y por tanto van a permanecer en ella.
}Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
}Impresión de rótulo de la radicación.
}Registro impreso de planillas de radicación y control
8.2.2Proceso para radicación
0Asignar el número consecutivo correspondiente.
0Escribir el código de la dependencia que atenderá esa comunicación
0Registrar el documento, en el sistema.
0Registrar los datos en el formato de correspondencia para la documentación que se reparte a las dependencias.
0Archivar los controles de registro de correspondencia.
0El relojradicador o la impresión debe contener los siguientes datos:
LOGO Y DATOS DE LA ENTIDAD
No. Consecutivo__________________
AÑOMESDIAHORA
PASA A:
CODIGO DE DEPENDENCIAFIRMA
NOTA:CONSECUTIVO.Número que se da a la correspondencia recibida ydespachada en forma independiente, iniciando cada año en el número 001.
8.2.3 Registro de documentos
}Recibo de documentos oficiales.
}Verificación yconfrontación de folios, copias, anexos, firmas.
}Constancia de recibo.
}Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre delfuncionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
}Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.
}Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados.
