Se refiere especialmente al trabajo que ha realizado la administración federal de Estados Unidos denominado Record Managment donde el NARA(National Archives and Records Administration)que es una agencia independiente designada por el Gobierno para ejercer las competencias archivística en USA y su misión es asegurar al ciudadano, al servidor público, al Presidente, al Congreso y a los tribunales acceso adecuado a los documentos esenciales entiendo por tales los generados o recibidos por el gobierno Federal y que documentan los derechos de los ciudadanos, las actividades de los funcionarios federales y la experiencia nacional.
Tiene además las funciones de ser el archivo único y central y de publicar las leyes federales y las regulaciones administrativas, las ordenes oficiales del presidente y la estructura, funciones y actividades de las agencias federales a través del diario oficial.
A nivel nacional tiene tres programas a saber:
Programa de Archivos Intermedios, que presta a las administraciones federales servicios de custodia, organización, selección, asesoramiento
Programa de Archivos Regionales que ofrece libre acceso de los ciudadanos a los documentos históricos de estos centros
Programa de Gestión de Documentos que asegura una adecuada eliminación de los documentos de las administraciones, les asesora en la materia y ofrece servicios de intervención directa a través de la oficina central y cualquiera de las delegaciones existentes.
6.9.2Modelo Australiano
Debido a la ausencia de un sistema archivístico y a las pérdidas incontroladas de los documentos vitales Australia inicia una serie de soluciones a este problema creando en 1942 el War Archives Comitte que estableció las primeras orientaciones sobre mantenimiento, conservación y destrucción de losdocumetos sobre la guerra; en 1961 se creó la Commonvealth Archives Office, en 1974 Austriab –archives finalmente en 1988 se crea los NAA(National Archives of Australia) que es una agencia ejecutiva del Departamento de Comunicaciones, Tecnologías de la Información y Artes, dependiente del Ministerios de Artes y del Deporteencargada de:
El servicio y acceso de los documentos y de las publicaciones
direccionar las normas, políticas, desarrollo de la gestión de los documentos en todas las organizaciones públicas de la comunicación y de la formación
Conservación de los fondos
Promueve la excelencia y la innovación en los archivos y la investigación archivística liderando y ayudando a la comunidad profesional australiana mediante la asistencia y la formación, a través de las redes archivísticas nacionales, estatales y territoriales.
Debido a los malos informes del Auditor General en la gestión de los documentos gubernamentales casi por una década, el NAA desarrolla una serie recomendaciones basadas en la norma AS ISO 15489-2002 que refuerza el cumplimiento de los aspectos archivísticos.Se espera que entre 5 y 10 años las entidades hayan rediseñado sus sistemas para el mejoramiento de la gestión documental en Australia.
6.9.3Modelo Alemán
Se enmarca en dos momentos totalmente diferentes, una primera fase de creación y utilización y una fase final de eliminación y organización, se denomina Registratur.
Este modelo permite controlar todos los documentos desde que se crean o ingresan por medio del registro, se integran en el expediente correspondiente y se mantienen organizados,Controla los procesos de decisión, asegurando que sigan el camino adecuado y que al final todos los resultados estén a disposición de las personas responsables.Cuando los documentos no son necesarios se transfieren a la fase intermedia, estos seleccionan los archivos de acuerdo con los calendarios de conservación, si se va a eliminar deben contar con la autorización del Archivista.
6.9.4Modelo Colombiano
Colombia ha tomado lo mejor de los mundos en materia de Gestión Documental y por medio del Archivo General de la Nación organismo que depende del Ministerio de Cultura, es el responsable de liderar y orientar la política archivística en Colombia, cuya Misión es la de: Promover la organización, conservación y consulta del patrimonio documental de la Nación y la óptima administración y gestión de los archivos administrativos.
Cuenta con el Sistema Nacional de Archivos que es Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí que busca homogeneizar y normalizar los procesos archivísticos y promover el desarrollo de los archivos, conservación y acceso a los documentos.
A continuación se detalla el modelo de Gestión Documental propuesto por el Archivo General de la Nación de Colombia para la comunidad archivística Colombiana.
