Se debe realizar un diagnóstico integral con el fin de evaluar la situación tanto de la empresa con relación a la administración del archivo,la infraestructura física del archivo que comprende el edificio, el archivo, instalaciones del archivo, condiciones de prevención de desastres y mantenimiento y por último las características de los documentos como almacenamiento, la forma de organización archivística y los auxiliares descriptivos, la preservación documental para determinar el nivel de deterioro de los documentos y los tratamientos adelantados.(Ver anexo 2)
