2.22     TIPOS DOCUMENTALES CONTEMPORÁNEOS

2.22.1       Acta

2.22.2    Certificado

2.22.3    Dictamen

2.22.4    Informe

2.22.5    Acuerdo

2.22.6    Comunicación

2.22.7    Oficio

2.22.8    Convenio

2.22.9    Contrato

2.22.10  Solicitud

2.22.11  Denuncia

2.22.12  Carta comercial

2.22.13  Documentos personales

2.22.14  Documentos bancarios

2.22.15  Acciones

2.22.16  Libros

2.22.17  Expediente

2.22        TIPOS DOCUMENTALES CONTEMPORÁNEOS

 

No se puede cuantificar el número de documentos contemporáneos, pues cada actividad produce, o es capaz de producir una tipología independiente y original. Sin embargo se puede intentar identificar los más comunes. Siempre utilizando como modelo la producción estatal que ya hemos dicho es la mas numerosa y está mejor normalizada y estudiada.

 

En las administraciones contemporáneas, la progresiva complicación de las estructuras ha desembocado en una especialización de la gestión. Se persigue en este campo de identificar  la categoría de la oficina responsable  del  proceso de creación de los tipos documentales estudiados. Si el estudio se produce sobre un conjunto de instituciones similares, incluso se puede llegar a definir cual habría de ser la oficina productora. Por ejemplo si hablamos de los tipos documentales municipales, las actas del concejo municipal, tiene un productor general claro, El Concejo Municipal; aunque  si tratamos la serie derivada de este tipo en cada municipio tendremos que definir el concejo con el apellido del municipio correspondiente. 

 

Los tipos documentales que más se utilizan:

 

2.22.1         Acta

 

Aunque la variedad de actas es enorme sin embargo todos tienen un tenor similar:

-              Acta  como constancia de reuniones y decisiones de órganos colectivos

El protocolo debe constar separado del texto con  el nombre del organismo responsable, sus componentes, lugar y fecha, tipo de acta, el  Texto incluye siempre antecedentes, normas legales que lo soportan y ejecución o dispositivo, y el protocolo final, firma y rúbricas.

 

-              Acta de inspección  o de Infracción

Acredita hechos que son considerados por funcionarios revestidos de autoridad para ello, constitutivos de infracción.  El protocolo debe ofrecer el título, la data completa, y los datos del responsable y el responsable subsidiario o solidario, en su caso.  El texto: una premisa, hechos comprobados y medios utilizados para ello, la infracción presuntamente cometida y su calificación, con la correspondiente normativa jurídica, así como los datos necesarios para graduar la sanción pendiente; dispositivo con la propuesta de sanción.  Y el escatocolo: el órgano responsable, el plazo de alegación por el infractor, y la suscripción del funcionario que elabora el acta y, si es necesario, el visado de su superior.  En Las fuentes legales se relacionan normas, fechas y ministerios.

 

-              Acta de liquidación

 

Contiene denominación del Acta, nombre y apellidos o razón social, domicilio, actividad, documento nacional de identidad o número de identificación fiscal, el código de cuenta de cotización en la Seguridad Social y, en su caso, número de identificación del Régimen Especial de Trabajadores Autónomos, del sujeto o sujetos responsables. Estos últimos datos podrán exceptuarse cuando la empresa no estuviera regularmente constituida o debidamente inscrita. En los supuestos que se compruebe la existencia de presunto responsable solidario o subsidiario, se hará constar tal circunstancia, así como el motivo de su presunta responsabilidad, señalándose también los datos anteriormente mencionados del supuesto responsable solidario o subsidiario.

Los hechos comprobados por el funcionario actuante como motivadores de la liquidación y los elementos de convicción de que ha dispuesto en la labor inspectora, describiendo con la suficiente precisión tales hechos y los medios utilizados para su esclarecimiento; y las disposiciones infringidas con expresión del precepto o preceptos vulnerados. Los hechos así consignados gozan de presunción de certeza, salvo prueba en contrario.  Los datos que hayan servido de base para calcular el débito: período de descubierto, relación nominal y grupo de cotización de los trabajadores afectados o, en su caso, relaciones contenidas en las declaraciones oficiales formuladas por el presunto responsable, referencia suficientemente identificada al contenido de tales declaraciones, o relaciones nominales y de datos facilitadas y suscritas por el sujeto responsable; bases y tipos de cotización aplicados; y cuantos otros datos pueda el funcionario actuante obtener o deducir a los fines indicados.  El importe principal del débito, el recargo de mora que proceda y el total de ambos.

La indicación de la entidad con la que tuviese concertada la contingencia de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.  Indicación de si, por los mismos hechos, se practica o no acta de infracción.  Indicación del funcionario que extiende el acta de liquidación con su firma y, en su caso, firma del inspector que la conforme con su visado.

 

2.22.2    Certificado

 

El certificado  es un documento que acredita por fe pública de un funcionario actos o situaciones  administrativas, generalmente a instancias de una persona física o jurídica, con el fin de producir efectos ante terceros o en la propia administración. En la mayor parte de los casos se basa en la existencia de un documento anterior.

 

La ley determina quien puede certificar o en qué casos.   Así,  El secretario de un órgano colegiado esta facultado para certificar sobre: consultas, dictámenes y acuerdos.  Generalmente tienen Título, identificación del emisor, puesto que desempeña, identificación del solicitante; Texto introducido por "certifica" descripción breve y clara sistemática de los elementos de constancia que se garantiza; escatocolo con los efectos del certificado, la validez temporal, la data completa y la suscripción.

 

Tipos de Certificaciones:

 

§         Registro Civil: nacimientos, defunciones, matrimonios.

§         Registro de actos de última voluntad: Acreditan si una persona ha hecho testamento

§         Certificados de Colegio Oficial

§         Certificados Bancarios

§         Certificados de Actos Administrativos

 

2.22.3   Dictamen

Peritajes de uso administrativo, es decir, juicios emitidos por peritos, valga la redundancia. Contienen el parecer de un órgano administrativo, funcionario o persona o entidad pública o privada competente en una materia sobre cuestiones de hecho  derecho que son objeto de un procedimiento, redactados con el fin de proporcionar argumento fundado para tomar decisiones. Su origen los distingue de los informes.

 

2.22.4  Informe

 

Son documentos en los que se incluyen los antecedentes, disposiciones legales o reglamentarias que fundamentan un criterio de resolución de un asunto que también se incluye. Son parte fundamental de los expedientes.  La Ley indica con precisión cómo deben ser los informes.

 

Los informes administrativos, jurídicos o técnicos y los dictámenes de las Juntas y Comisiones se redactarán con sujeción a las disposiciones especiales que les sean aplicables y se ceñirán a las cuestiones señaladas en el decreto o acuerdo que los haya motivado.

 

Los informes para resolver los expedientes,  se redactarán en forma de propuesta de resolución y contendrán los siguientes datos:   Enumeración clara y sucinta de los hechos,  disposiciones legales aplicables y alegación razonada de  la doctrina y pronunciamientos que haya de contener la parte dispositiva.

 

El informe puede adoptar la forma de minuta marginal que subraya o recuerda datos.

 

2.22.5      Acuerdo

 

El acuerdo recoge las medidas adoptadas por los órganos competentes a lo largo de cualquier procedimiento, incluida la iniciación, la resolución.

 

Tipos de Acuerdos:

 

Instrumental: Tramitación de urgencia, ampliación de plazos, apertura del periodo de pruebas la practica simultánea de trámites, acumulación de procedimientos.

Sustantivo: Adopción de medidas provisionales, información pública o caducidad o resolución del procedimiento.

 

2.22.6      Comunicación

 

Nota  interior, Se utiliza para la comunicación entre órganos inferiores o unidades administrativas de un mismo órgano superior, tomando el nombre de mandamiento se trasmite instrucciones a subordinados. No tiene membrete aunque identifica al productor y al mecanógrafo mediante siglas. El protocolo solo indica Nota interior, bien destacados DE:,  PARA:, el asunto es sucinto. El texto es claro ordenado y breve. la data tópica y crónica a veces sin especificar el año y la suscripción. Es el modelo del correo electrónico.

 

2.22.7  Oficio

Comunicación  entre órganos superiores de una misma entidad o departamento carta misiva cruzada entre autoridades. Contiene membrete, data, asunto, Texto con mensaje claro, suscripción, sello, firma, rubrica, nombres y apellidos y cargo. Dirección al pie de documento con los datos del destinatario, cargo o puesto que ocupa, unidad y dependencia.

 

2.22.8      Convenio

Las Administraciones pueden suscribir convenios de colaboración que deben inscribirse en registros especiales.  El protocolo es el mismo varía su importancia administrativa.

 

2.22.9   Contrato

Puede presentar varios objetivos:   La ejecución de obras,  se celebra para la construcción, mantenimiento, reforma o demolición de bienes inmuebles para la modificación del suelo o subsuelo.  La gestión de servicios públicos.  La realización de suministros: Compra, mantenimiento y arrendamiento de bienes inmuebles incluidos los equipos  y sistemas para el tratamiento  de la información, salvo programas informáticos a medida lo mismo que propiedades incorporables y valores negociables.

Labores de consultoría y asistencia de servicios.

Contratos privados como compra venta, donación, permuta, arrendamiento, seguros bancarios inversiones o contratos con artistas, literarios u otras actividades similares.

 

2.22.10 Solicitud

 

Es el primer documento que emite un ciudadano para contactar con la administración.  Contiene datos del solicitante autor del documento, en el texto expone de forma clara, concisa y breve todas las razones de hecho y derecho que justifican la petición en la que se concreta la solicitud; data tópica y crónica, suscripción del solicitante y a pie la dirección el órgano o centro administrativo al que se dirige la petición. 

 

2.22.11 Denuncia

 

Los protocolos iniciales y finales son iguales a los documentos anteriores pero el texto es diferente: Se introduce con la formula "denuncia” el órgano administrativo, los hechos con una relación cronológica indicando el lugar y la fecha en que sucedieron, cuando es factible, junto a las razones en que se basa, la identificación de los presuntos responsables, si es el caso y cualquier otra cuestión relevante. Así como la petición de iniciación del procedimiento

 

2.22.12 Carta Comercial

 

Contiene Membrete, fecha, dirección, asunto u objeto, referencia, línea de atención, saludo.   Texto: introducción, texto, cierre y conclusión.  Frase de despedida, firma, datos de la persona que firma, anexos  y datos del transcriptor.  En el capítulo de producción documental está detallada la forma de elaborar una carta.

 

Tipos de cartas:

 

§         Solicitudes de Información general

§         Solicitudes de catálogos

§         Solicitud de trabajo, Curriculum vitae

§         Solicitud de presupuesto

§         Cartas de Pedidos

§         Carta de envío de facturas

§         Carta circular. Se emplea para comunicar hechos o noticias de interés general a un sector o a la totalidad de clientes, proveedores y personas relacionadas con la empresa.

 

2.22.13 Documentos Personales

 

Existen variedad de documentos personales a saber:

 

§         Cédula de ciudadanía o Extranjería

§         Pasaporte

§         Tarjetas comerciales o personales

§         Invitaciones familiares o protocolarias

 

 

2.22.14 Documentos Bancarios

 

Letra de cambio: Documento por el que una persona,  librador, ordena pagar a otra,  librado,  una determinada cantidad de dinero, a la orden de un tercero tomador en el lugar y tiempos consignados.

Cheque: Documento expedido por los cuentas correntistas de una entidad financiera con el fin de retirar de su cuenta corriente una cantidad de dinero para si o terceros.  (Nominativo, al portador , endosado o borrado).

Transferencias Bancarias:  Documentos Oficiales de la empresa: Escritura de constitución, Encabezamiento  (protocolo, fecha de comparecencia y nombre del notario ante el que se constituye la sociedad mercantil, persona que tiene capacidad jurídica para formalizar la escritura Texto, voluntad de formar la sociedad y características básicas de la misma comparecen, exponen, otorgan, fecha y firma.

 

2.22.15  Acciones

 

Títulos de crédito representativos de las partes del capital con el que se crean las sociedades mercantiles, industriales constituidas como anónimas, en comandita por acciones o como cooperativas de economía mixta. Las acciones pueden ser por su titularidad nominativas, al orden o al portador. Es un documento que confieren al titular derechos y obligaciones.  Identificación del titular, cifra de capital, valor nominal y suma desembolsada,  son transmisibles y la fecha de inscripción de la sociedad en el registro mercantil. Títulos firmados por uno o mas consejeros.

 

2.22.16  Libros

 

Unidad documental de formato encuadernado donde los documentos son conservados originalmente o registrados integra o abreviadamente.     Los libros no solo  están determinados por el formato, sino también por el trámite administrativo y por el soporte que se utiliza.

 

 

Libros de actas del concejo:   El libro de actas es un instrumento público solemne que contiene las actas extendidas por el secretario  para dar fé de los asuntos tratados y los acuerdos adoptados en las sesiones celebradas por la Corporación.  Debe estar previamente foliado y encuadernado, legalizada cada hoja con la rúbrica del alcalde o presidente y el Sello de la corporación y expresará en su primera página mediante diligencia de apertura firmada por el secretario el número de folios y la fecha en que se inicia la transcripción del acuerdo

 

Los libros se cerrarán cuando se agoten los folios destinados para ellos y se  procederá a inscribir en el último una diligencia con el visto bueno del alcalde indicando el número de actas que contiene con indicación del acta que la inicia y la que lo finaliza.  Si se produce un error en la transcripción por ordenador del acta, este deberá corregirse mediante una diligencia.

 

Anteriormente las actas se copiaban de forma manuscrita pero en la actualidad se emplea el computador para su elaboración.  La ley lo admite pero se requiere que se utilice papel numerado y sellado.

 

Libros de  Registros de Entrada y Salida de Documentos:   Unidad documental en la que consta con claridad la entrada de los documentos que se reciban  y la salida de los que hayan sido despachados definitivos.

 

2.22.17                  Expediente

 

La palabra expediente se deriva del latín expedire infinitivo que forma el participio presente " expediens"  "el que resuelve". Propiamente significa apartar  los obstáculos de un camino.  El trámite administrativo se propone apartar los obstáculos para llegar a un determinado objetivo.

 

El conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.

 

 Los expedientes se forman mediante la agregación sucesiva de cuantos documentos,  pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, y sus hojas útiles  deben ser rubricadas y foliadas por los funcionarios encargados de su tramitación.

 

Los expedientes se inician De oficio cuando se trata de necesidades del servicio público o de exigir responsabilidades a los miembros o funcionarios de las distintas administraciones. En estos casos son las propias autoridades las que abren los procedimientos.

A instancia de parte cuando se promueven para resolver pretensiones producidas por los particulares.

 

En el primer caso, encabeza el expediente, el acuerdo y orden de proceder y en el  segundo la petición o solicitud decretada para su tramite.

La caducidad de los expedientes administrativos se regirá por la legislación por la legislación sobre procedimiento administrativo común. Y una vez  tramitados pasaran periódicamente el archivo y tendrán índice alfabético duplicado en que se exprese el asunto, numero de folios y cuantos detalles se estimen convenientes.