2.1          DEFINICIONES DE DOCUMENTO

Existen varias definiciones de documento pero podemos decir que es el registro de información, independiente del soporte donde se encuentre.

 

”Documentos son los escritos, impresos, planos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones, magnetofónicas, talones, contraseñas, etiquetas, sellos, impresos y todo objeto mueble que tenga carácter representativo y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios y similares”[1].

 

“Documento de Archivo es el registro de información producida o recibida por una persona o entidad,  en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación”[2].

 

 “Un documento es una evidencia escrita de un hecho que tiene naturaleza jurídica que se redacta cumpliendo determinadas formas que sirven para dotarlo de plena fe y crédito”  p28 Cesare Paoli diplomática 2a edición. Firenze Sansoni,1942, p.18.

 

Para las Naciones Unidas documento es el que tiene resultantes de un procedimiento y de un proceso.  Analizaremos estos dos términos:

 

Procedimiento: Conjunto de reglas escritas o no escritas por medio de las cuales se efectúa una transacción, y comprende los pasos formales que deben incluirse mientras se cumple una transacción. Los documentos resultantes de ella son una sola cosa con la transacción y deben ser identificados como tales desde su creación, de modo que no sean confundidos en el futuro con los que son generados por procesos.  Transacciones burocráticas = actos y su reflejo escrito = documentos.

 

Un proceso: Serie de actividades en general cumplidas para ponerse a trabajar en dirección a cada paso formal del procedimiento; los documentos resultantes de un proceso son preparatorios, es decir está incompleto.