La forma de un documento revela y perpetúa la función a la que sirve.La Forma en diplomática es el conjunto de reglas de representación usado para transmitir un mensaje. Es decir el conjunto de características de un documento que puede ser separado de la determinación de los temas particulares personas o lugares que lo afectan. La forma puede ser física o intelectual.
·Autenticidad: Característica que involucra contenido, autor y tiempo.
·Fiabilidad: Confianza, exactitud y seguridad de los contenidos.
·Integridad: El documento está completo e inalterado
·Manejabilidad: Hace referencia al contenido, a la estructuray el contexto.
·Unicidad: Los documentos de archivo son únicos, tiene una información exclusiva.
·Objetividad: Reflejan objetivamente la realidad que les produce.
·Carácter Seriado: Cada acto administrativo da lugar a un documento. Cuando estos actos se repiten, terminan produciendo muchos documentos similares, series de documentos.
El documento es una representación de otra, cabe estudiarlo desde dos puntos de vista: El aspecto exterior y su contenido interno.
2.14.1Caracteres Externos
Los elementos de la forma documental externa pueden ser examinados sin leer el documento y están todos presentes en el original como:
·Soporte
·Escritura
·Lenguaje
·Signos especiales
·Sellos
·Anotaciones
·Clase
·Tipo
·Formato
·Cantidad
·Forma
2.14.2 Caracteres Internos
Aquellos que son inherentes e inseparables de cada documento, que se encuentran sea cual sea la tradición documental, original y copias.
