Debemos tener en cuenta que la electrónica hoy en día nos va generando nuevas posibilidades en este punto relacionaremos los caracteres que le competen.
Se define como:Conjunto consistente de datos registrados en un soporte, o bien un fragmento de información registrada, generada, recibida o reunida desde el comienzo, durante el seguimiento hasta la finalización de una actividad institucional o personal; comprende un contenido, un contexto y una estructura suficientes para constituir una prueba de esta actividad.
Para cada una de las características anteriormente citadas se debe tener en cuenta las siguientes particularidades:
·Soporte
,Material
,Formato
,Preparación para recibir el mensaje
·Escritura
,Disposición
,Paginación
,Formateo
,Tipo de escritura
,Diferentes manos, máquinas o tintas
,División en párrafos
,Puntuación
,Abreviaturas e iniciales
,Borrado y correcciones
,Software de computador
,Fórmulas
·Lenguaje
,Vocabulario
,Composición
,Estilo
·Signos Especiales
,Signos del escritor
,Signos de los firmantes
,Signos de oficinas
·Sello
,Material
,Forma y tamaño
,Tipología
,Leyenda o inscripción
,Método de fijación
·Anotaciones
,Fase de ejecución(autenticación y registro)
,Fase de manejo (signos junto al texto, anteriores o posteriores a las acciones. Fecha de audiencia o de lectura, notas de transmisión, disposición,asunto, urgente, continua ó archívese)
,Fase de Administración (número de registro, clasificación, referencias cruzadas, fecha de recepción, identificados archivísticos)
Los elementos internos a considerar son:
·Protocolo
·Texto
·Escatocolo
Para cada una de las características anteriormente citadas se debe tener en cuenta las siguientes particularidades:
