Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.
La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por sucontenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad ytrascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.
Recepción de transferencias secundarias.
}Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios.
}Conservación y preservación de los documentos.
Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informaciónen otros soportes.
Aplicación de lo estipulado en la Tabla de Retención Documental o Tabla de Valoración Documental.
}Valoración avalada por el Comité de Archivo.
}Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación.
Selección documental: Actividad de la disposición final señalada enlas tablas de retención o de valoración documental y realizadaen el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente .
}Aplicación de método elegido.
}Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio.
Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.
}Determinación de metodología y plan de trabajo.
}Fines en la utilización de la técnica.
}Control de calidad durante todo el proceso.
}Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador.
}Determinación de la metodología y plan de trabajo.
}Definición de calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere.
}Control de calidad durante todo el proceso.
}Las unidades de correspondencia como parte integral de un programa de gestión documental
}Las unidades de correspondencia como parte integral de un programa de gestión documental
