1.9          LOS ARCHIVISTAS Y SU RELACION CON LA ADMINISTRACIÓN

Desde la Antigüedad Clásica se ha constatado la existencia de personas que preparaban, trataban, conservaban, administraban los documentos de archivo  de las instituciones. Hay mucha escasez de fuentes. Esta actividad se caracteriza por cuatro apartados:

a) En Egipto la tarea de conservar y autentificar los documentos estaba confiada a uno de los mandatarios superiores del Estado que contaba con los escribas como ayuda, que transcribían los documentos. El proceso consistía en que estos escribas redactaban los documentos y eran revisados por el Visir, seguidamente se ofrecían a un Dios. Todas las tareas relativas a los documentos las desempeñaban seguidores del rey que constituían una elite porque tenían poderes administrativos.

b)  En Grecia la responsabilidad estaba confiada a magistrados de la ciudad que recibían el nombre de pretores aunque el trabajo archivístico lo realizaban esclavos cualificados e instruidos en la escritura y la producción de documentos.

c)  En Roma son los cuestores, magistrados auxiliares de cónsules. Estaban también los tabularias que son los que conservaban y almacenaban los documentos.

d)  En la Edad Media hay un funcionario encargado que es el escribano.  A partir de la Revolución Francesa se elige un archivero nacional. Ha llegado hasta la actualidad como responsable de la política Archivística. A escala inferior cada institución cuenta con algún responsable de los  documentos de archivo como archiveros, gestores de documentos, gestores de información o gestores de recursos informativos (Records Managment, information manager…) Las funciones vienen a ser similares con distintas denominaciones. El records manager se encarga de los documentos de archivo de gestión.

En la Edad Media existen muchos centros de poder. Los documentos de archivo  más importante son los relacionados con  la obtención de derechos sobre tierras y cargos. Cada institución contaba con el servicio de unos funcionarios encargados del servicio de administrar documentos, donde están los feudistas.

A partir del XIX las funciones del archivista cambian con la llegada del romanticismo y el nacionalismo y con el desarrollo de unos nuevos métodos históricos. Porque es a partir de entonces cuando el archivista deja de colaborar con la administración y se vuelca con el estudio de los documentos. Este cambio se va a acentuar cuando comiencen a actuar los archivistas de las grandes escuelas (Austria, Francia, Italia, España). En estos centros dirigidos por archivistas medievalistas los archivos se convierten en centros históricos. Es por tanto cuando se produce la ruptura entre archivistas y oficinistas, donde se genera los documentos de archivo, y es en este momento cuando se genera la dicotomía en la que se encuentra hoy el archivista, hasta ser dos profesiones distintas en algunos países.

En el siglo XX se produce la reconciliación expandiéndose el mandato de los archivistas en dos dimensiones. Por un lado se incorporan como objeto de trabajo los archivos administrativos y por otro los privados y de empresas. Esto es debido a varias causas. La influencia norteamericana ha sido y es determinante en la organización de los documentos producidos por las Administraciones Públicas lo que ha provocado una nueva especialización en el mercado de trabajo: “Records Managment”. Esto es debido a la ausencia de documentos históricos. En Europa los archivistas se ocupan de lo histórico y no de lo administrativo. En Norteamérica se centran en lo administrativo.

Unos años después, con el aumento de los documentos de archivo, los archivistas europeos se centran otra vez en los administrativos. Esto provoca que se utilicen los métodos de los americanos.