1.12     ARCHIVÍSTICA Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

1.12.1   Información en Documentación

1.12.2   Información en Documentos

1.12.3   Similitudes, Características y Tratamiento entre Documentación y Documentos de Archivo

1.12        ARCHIVÍSTICA Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

Toda  institución necesita recursos que le permitan funcionar óptimamente  y desarrollarse; uno de estos recursos son los informativos, sin información los organismos no podrían funcionar adecuadamente. La información se debe gestionar eficazmente,  por lo tanto se le debe reconocer oficialmente y que tenga un lugar en su estructura. En las instituciones contamos con:

1.12.1    Información en Documentación:

Libros, revistas, libros de texto, documentos de apoyo. Por otra parte la información inorgánica se encuentra también en los puestos de trabajo aunque la mayor parte se localiza en la biblioteca en forma de publicaciones, bases de datos, dossieres temáticos.

1.12.2  Información en Documentos:

Es la generada por una persona física o jurídica   y es la que conforma el archivo de la entidad, se utilizan las diversas unidades del organismo por su valor primario para decidir, actuar, controlar las decisiones y por su valor secundario (búsquedas retrospectivas que muestren decisiones y actuaciones del pasado, expedientes universitarios, presupuestos, apuntes)

1.12.3 Similitudes, Características y Tratamiento entre Documentación y Documentos de Archivo

Es importante tener en cuenta la diferencia que existe entre documentación y documentos de archivo, al respecto Julia María Rodríguez en su carpeta de Esquemas y Experiencias analiza las tres factores:  Similitudes, Características y Tratamiento;  hace las siguientes consideraciones:

“DOCUMENTOS DE ARCHIVOS Y DOCUMENTACIÓN DE APOYO INFORMATIVO

SIMILITUDES

·         Igual denominación  (equívoco)  Documentación y Documentos

·         Ofrecen Información:

o        Fuente de información primaria (nacen de procedimientos legales):Documentos de Archivo

o        Fuente de información secundaria  (elaborada):  Documentación de Apoyo informativo

CARACTERÍSTICAS

DOCUMENTACIÓN DE APOYO INFORMATIVO

·         Recogida para informar sobre un asunto concreto

·         Sirve de apoyo a la gestión administrativa

·         Son ejemplares múltiples.  No es original

·         Solo tiene valor informativo.  Carecen de valor testimonial: administrativo, legal o fiscal

·         No se considera Patrimonio Documental

·         Es un conjunto facticio o artificial, formado por  “dossier” o unidades de archivo temáticas, que se clasifican por materias

DOCUMENTOS DE ARCHIVO

·         Producidos de forma natural como materialización de una actividad realizada por el órgano administrativo de que se trate

·         Son ejemplares únicos, pues son el único testimonio y garantía documental del acto administrativo.

·         Tiene valor testimonial:  administrativo, legal o fiscal.

·         Se consideran Patrimonio Documental

·         Son conjuntos orgánicos de documentos, estructurados y compuestos de series documentales

TRATAMIENTO

DOCUMENTACIÓN DE APOYO INFORMATIVO

·         Queda obsoleta pasado su periodo de actualidad.  Se debe destruir.

·         No debe transferirse al Archivo General

DOCUMENTOS DE ARCHIVO

·         Tienen vocación de perdurabilidad

·         Deben transferirse al Archivo general teniendo en cuenta:

o        La fecha de producción

o        La vigencia administrativa

o        La Frecuencia de uso

o        Los valores:  administrativos, legales y fiscales”

Todos los organismos que han comprendido la importancia de la información que de se encuentra en los documentos de archivo cuentan con la ventaja de poder tomar decisiones adecuadas. Todas las entidades que deseen resolver sus problemas generados por la información deben hacerlo de una forma reflexiva, mediante un sistema de gestión documental que involucre la creación, difusión, acceso, clasifcación,  recuperación, protección y conservación.

La elaboración, aprobación  y aplicación de la Tabla de Retención Documental o Calendario de Conservación permite dar estabilidad y controlar el crecimiento de la información ya que nos ayudará a seleccionar los documentos y a distribuir la información en función del ciclo vital del documento. El calendario de conservación nos va a indicar el período de actividad, semiactividad, el tratamiento que se va a aplicar al alcanzar la inactividad el documento y la aplicación de tecnologías para garantizar su preservación y conservación.