Se debe tener claro qué información tenemos en el archivo con el fin de prestar el servicio pertinente.En un archivo de gestión identificamos los usuarios internos y externos sus necesidades con el fin de tener estrategias de servicio a la medida que permita un eficiente servicio como documentos digitalizados, servicio de reprografía o determinación de procesos con el fin de evitar perdida de tiempo tanto de los funcionarios como de los usuarios.
En un archivo central donde se administra la información de los archivos de la entidad se debe contar con un reglamento de servicio que permita a los usuarios tener claro las reglas del juego, igualmente para los clientes internos con quienes trabajamos las transferencias documentales debemos tener establecido el programa y el cronograma de transferencia documental
En un archivo histórico el servicio se presta aProfesores, investigadores, genealogistas,cronistas, periodistas, usuarios internos de la entidad y otros que siempre requieren la información de los documentos de archivo la cual debe estar debidamente organizada para el servicio al cliente y se recomienda aplicar la norma de Descripción Documental NTC – 4095 o la norma ISAD-g.
