En Colombia la ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, en el Título V: Gestión de documentos establece la obligación que tienen las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, de elaborar el programa de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento del objeto social para el que fueron creadas.
Identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones, procesos y procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con sujeción al principio que rige la función administrativa, que aplican para los archivos como elementos fundamentales para la administración pública y privada, sustento natural de sus procesos informativos y de gestión.
Los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información. La gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos desde la producción, hasta ladisposición final.
La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21. Programas de Gestión Documental,establece que: “Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos”.Y en el Artículo 19 “las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:
Organización archivística de los documentos.
Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes así como el funcionamiento razonable del sistema.”
