6.7       LA GESTION DOCUMENTAL Y EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

6.7.1     La gestión documental en el archivo de gestión

6.7.2     La gestión documental en el archivo central

6.7.3     La gestión documental en el archivo histórico

6.7.4     Sucesión lógica de conceptos

6.7.4.1   Fondo documental

6.7.4.2   Sección documental 

6.7.4.3   Serie documental

6.7.4.4   Unidad documental 

6.7.5      Principios y funciones

6.7.5      Principios y funciones

6.7.5.1   Principio de procendencia

6.7.5.2   Principio de respeto al orden original

6.7  LA GESTION DOCUMENTAL Y EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

 

Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en Archivos de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico. (Tema tratado en el capítulo II de este documento)

 

6.7.1 La Gestión Documental en el Archivo de Gestión

 

Son denominados también Archivos de Oficina, comprende todos los documentos de archivo que son sometidos a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental: 

}  Producción

}  Recepción

}  Distribución

}  Trámite

}  Organización

}  Consulta

}  Conservación

}  Disposición final de documentos

 

6.7.2  La Gestión Documental en el Archivo Central

 

Es aquel que agrupa documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

En esta fase  se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:

}  Organización

}  Consulta

}  Conservación

}  Disposición final de documentos

 

6.7.3  La Gestión Documental en el Archivo Histórico

 

Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:

}  Organización

}  Consulta

}  Conservación

}  Disposición final de documentos.

 

6.7.4       Sucesión Lógica de Conceptos

 

Según Antonia Heredia, debemos tener en cuenta la sucesión lógica entre fondo, subfondo, serie y unidad documental versus competencias, funciones actividades y acciones

 

6.7.4.1   Fondo Documental

Totalidad de las series documentales de la misma procedencia que son objeto de conservación institucional, en el ejercicio de sus competencias, formada por el mismo archivo, una institución o persona.  Ejemplo:   Fondo Documental de la Alcaldía Municipal de Popayán.

 

6.7.4.2            Sección Documental 

Denominada también subfondo o divisiones de Fondo. Es una subdivisión del fondo documental,  establecida por el organigrama de la entidad, la cual de acuerdo con las funciones establecidas, está encargada de producir y organizar documentos de archivo.  Ejemplo:   Oficina de Planeación, Secretaría de Gobierno de un Municipio.

 

6.7.4.3             Serie Documental

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus actividades.  Ejemplo: Actas, Contratos, Informes.

 

6.7.4.4            Unidad Documental 

Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental.  La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente.  Ejemplo:   Historia Laboral.

 

6.7.5  Principios y Funciones

 

Nos basamos en dos principios fundamentales como son:

 

6.7.5.1    Principio de Procendencia

Principio fundamental de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros.  “Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen”[1]  Derivado del principio de procedencia tenemos:

 

·         EL PRINCIPIO DE RESPETO A LA ESTRUCTURA que establece que la clasificación interna de un fondo debe responder a la organización y competencias de la institución u organismo productor.

 

6.7.5.2            Principio de Respeto al Orden Original

Establece que no se debe alterar la organización dada al fondo por la institución y organismo productor, ya que ésta debe reflejar sus actividades reguladas por la norma de procedimiento.  “Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo”[2]