9.4  ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO DE GESTION

 

Para organizar un archivo de Gestión se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:[1]

 

1.     Definir por consenso Objetivos realizables y concretos con los funcionarios de la dependencia

2.     Organización de los Documentos de Archivo

§  Identificación de las series a utilizar en la dependencia.  Se puede realizar por medio de la Tabla de Retención Documental o el Cuadro de Clasificación en el caso que no exista la Tabla.

§  Clasificación

§  Ordenación

§  Descripción

§  Instalación

§  Instrumentos de recuperación

3.     Gestión y Control de los expedientes

§  Normalización de formatos y formularios

§  Racionalización de procedimientos

4.     Gestión Automatizada de los documentos

§  Software y hardware requerido

5.     Gestión de la información

§  Gestión de los documentos de la dependencia

§  Conexión a otras fuentes de información

6.     Gestión del Conocimiento

7.     Documentos de apoyo

§  Legislación que afecte las funciones y actividades de la dependencia.

§  Reglamentos y actos administrativos relacionados con la dependencia

§  Normas de procedimiento para el trámite de los asuntos que se desarrollen en la dependencia

§  Normas nacionales e internacionales de archivo

§  El organigrama de la entidad

§  Informes de los responsables de la dependencia

§  Manuales relacionados con las funciones de la dependencia

§  Manuales de archivo y gestión documental de la entidad.

Para la organización de los archivos de gestión el personal que vaya a realizar esta función debe contar con normas de competencia laboral para:[2]

§  Utilizar procesos técnicos de archivo según  normatividad vigente y procedimientos establecidos

§  Aplicar la Tabla de Retención Documental  de acuerdo con normatividad vigente y parámetros establecidos

§  Alistar las transferencias  de los documentos de archivo de acuerdo con las normas establecidas.

Por lo tanto a continuación se relacionan los criterios de desempeño que debe cumplir:

§     Los documentos de archivo se clasifican de acuerdo con las funciones y/o procesos de unidades  administrativas de la institución y el cuadro de clasificación establecido o la Tabla de Retención Documental

§    La disposición de  unidades documentales cumplen con los procesos establecidos por la institución, principios archivísticos,  sistema de gestión de calidad  y normatividad vigente.

§      La ordenación de los documentos de archivo cumple con la normatividad vigente.

§     La foliación de los documentos en las unidades de conservación cumple con las normas archivísticas  establecidas.

§    La identificación de los documentos cumple con las normas de descripción establecida y políticas institucionales.

§    La descripción documental cumple con los procesos  normalizados y estandarizados: Índices de Archivos e Inventarios documentales.

§   El proceso de recuperación de la información cumple con los niveles de descripción aplicados.

§    El proceso de descripción se realiza aplicando técnicas de comunicación, comprensión del texto y análisis de la información.

§       Los instrumentos de recuperación de información  se elaboran según procesos normalizados y estandarizados.

§        Los instrumentos de recuperación de información corresponden  a los niveles de descripción aplicados en cada etapa del ciclo vital del documento.

§        La utilización de los equipos y elementos de protección personal cumplen con las normas de seguridad industrial y salud ocupacional. 

§       La utilización de los equipos y elementos archivísticos cumplen con las normas de seguridad industrial y salud ocupacional.