7.2  ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS[1]

 

Es importante tener en cuenta las normas ICONTEC  (Instituto Colombiano de Normas Técnicas Colombianas) para la elaboración de documentos como cartas, memorandos, sobres, actas, informes administrativos.

 

Para la correspondencia externa se utilizará la carta como regla general y la carta circular o circular externa en los eventos que se vaya a enviar un mismo texto para diferentes destinatarios.  Además, se elaborará el sobre para las cartas; las circulares externas no llevan sobre.

 

Para la correspondencia interna es necesario elaborar los memorandos, para las comunicaciones de mayor relevancia entre las dependencias;  la circular interna cuando vaya un mismo texto para diferentes destinatarios,  y la comunicación interna.

 

Las Actas registran los hechos o sucesos presentados en las reuniones o eventos importantes de una organización como por ejemplo una  Asamblea General de Socios.

 

Estudiaremos en detalle los pasos que se deben tener en cuenta para elaborar la carta.

 

7.2.1  Carta

 

Es una comunicación escrita, cuyo fin es establecer y mantener relaciones comerciales entre las organizaciones o entre éstas y las personas naturales.  Es el documento más utilizado para vender, por escrito, la imagen de la empresa.  De su presentación depende la buena o mala impresión que el lector se lleve de la organización. 

 

Márgenes:            Superior:               4 a 3 centímetros; Izquierdo:           4 a 3 centímetros; Derecho:             3 a 2 centímetros; Inferior:                   3 a 2 centímetros

 

Estilo: Se sugieren dos clases de estilos.  El Estilo Bloque Extremo, en donde todas las líneas parten del margen izquierdo.  El Estilo Bloque, en donde las líneas de ciudad y fecha, Referencia, Asunto, datos del remitente y cargo parten del centro de la hoja hacia la derecha.

 

Modelo: Se utiliza para marcar la papelería de la organización.  Presenta tres zonas: zona 1:  (Del borde superior izquierdo de la hoja hacia la derecha)  se coloca el logotipo de la Alcaldía Municipal, el nombre de la misma;  zona 2:  (parte inferior de la hoja) se imprimen los datos del remitente, dirección, teléfono, e-mail, fax y ciudad. y zona 3 (parte superior derecho de la hoja) se deja libre para la radicación de correspondencia.

 

Partes de la Carta: La carta tiene partes generales y especiales.  Las generales se denominan líneas obligadas  y están conformadas por: 

Membrete: Se colocará el logotipo y la razón social de la entidad, se recomienda utilizar la papelería diseñada para tal fin.

Número: Es el consecutivo de la correspondencia es asignado por la Unidad de Correspondencia.

Lugar y fecha:   El lugar se escribe a dos interlineaciones después del número, y se coloca el nombre de la ciudad de origen del documento seguido por una coma. 

El número y la fecha serán colocados por la persona encargada de radicar la correspondencia.

Datos del Destinatario:   A partir de la ciudad y fecha se colocan de cuatro a seis interlineaciones con los siguientes datos: Tratamiento, nombre del destinatario, cargo, empresa, dirección, ciudad y país.

Tratamiento:   Puede ser natural o académico.  Natural:  Señor, señora, señorita.  Académico: Doctor, licenciado, ingeniero, capitán, mayor, presbítero.  Se aconseja un solo tratamiento.

Nombre: Se integra con los nombres y apellidos, la forma como se escribe debe ser la utilizada por el destinatario.  Se puede escribir con mayúscula fija o mayúscula inicial  (costumbre colombiana).

Cargo:   Se escribe a una interlineación del nombre, con mayúscula inicial.

Nombre de la Empresa:    Se escribe a una interlineación del cargo; si es una sigla o acrónimo, se puede escribir con mayúscula fija, si se desea destacar el acrónimo o abreviatura, de lo contrario, se puede escribir con mayúscula inicial.

Dirección:   Se debe escribir en la carta la misma dirección que se registró en el sobre.  Se dejan dos espacios a máquina o cuatro en computador, entre el número de la calle y el de la puerta o se emplea opcionalmente la abreviatura de número  (No.).   (Calle 8   6-80)    No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida y demás.  Ejemplo:  

Doctora

PATRICIA LONDOÑO

Secretaria de Gobierno

Alcaldía Municipal

Popayán, Cauca

 

Lugar de Destino:   En la correspondencia internacional se acostumbra ciudad y país; y en la nacional, ciudad y departamento, separado por una coma.  Si la comunicación se envía a la misma ciudad, se debe escribir el nombre de la ciudad.  No se utiliza el término La Ciudad.  Cuando se utiliza sobre con ventanilla, se escribe en la carta todos  los datos del destinatario y  la ciudad debe ir con mayúscula fija.

 

Texto:    Se escribe a 4 ó 6 interlíneas de los datos del destinatario cuando no hay asunto ni saludo y a 3 interlíneas cuando hay.  Es el cuerpo de la carta, lo ideal es que se divida en tres párrafos, el primero para introducir el tema; el segundo para desarrollarlo y el tercero para concluirlo.  Es importante que no contenga errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.   Se redacta en forma clara, breve, sencilla, directa y cortés.  Se debe tratar un solo tema en cada carta; el tratamiento debe ser de usted y la presentación, en original y 2 copias.   (una copia para la serie documental y la otra para el consecutivo de correspondencia).

 

Despedida:   Se escribe a dos interlíneas del texto; las expresiones que más se utilizan son:   Atentamente, Cordialmente, Sinceramente, seguidas de una coma, cuando se trata de saludo corto y cuando se trata de saludo largo terminan en punto, como:   Agradezco su amable gestión.   Con mucho gusto le servimos.

 

Nombre Mecanográfico:    Se dejan de cuatro a seis interlineaciones para la firma del remitente; su nombre se escribirá con el mismo formato usado para el destinatario.  En el renglón siguiente se escribe el cargo, con mayúscula inicial, debajo del nombre y sobre el margen izquierdo, por cuanto se utiliza el estilo Bloque Extremo.

 

Las Partes Especiales o Líneas Opcionales: son las líneas que no se requieren en todas las cartas; están conformadas por:

 

Asunto:   Se coloca a tres interlineaciones de los datos del destinatario con mayúscula inicial, a partir del margen izquierdo.    El asunto es la idea esencial de la carta y no debe sobrepasar las cuatro palabras. 

 

Saludo o vocativo:   Se escribe a tres interlineaciones del Asunto. Se recomienda utilizarlo como norma elemental de cortesía.   Las expresiones más recomendadas son:   Estimado, apreciado, respetado, distinguido, acompañados del tratamiento y del apellido.

 

 

Anexo: A dos a cuatro  interlineaciones del firmante, se  escribe la palabra Anexo, o Anexos con mayúscula inicial, seguida de dos puntos  (:).  A dos espacios se enuncia la cantidad; de preferencia se clarifica el número de hojas o el tipo de anexo.  Se utiliza cuando se envían con la carta otros documentos.  No debe utilizarse la expresión:   Lo anunciado, porque no da información concreta. 

Ejemplo: 

 

Anexos:   tres  (dos disquetes y un cheque)

 

 

Copia: A tres interlineaciones del cargo del remitente, o a dos interlineaciones  de la línea de anexos   (si la hay), contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Copia seguida de dos puntos, y a dos espacios se relaciona el tratamiento, nombres y cargos o dependencias y empresa de los destinatarios de copia, en orden jerárquico, pero si se dirige a un funcionario de la misma entidad, se omite el nombre de la empresa.  Se utiliza interlineación sencilla.

 

 

Ejemplo:

 

Copia:             Doctor  Bernardo Torres, Tesorero Municipal

                 Doctor Carlos Alberto Luna Torres, Alcalde Municipal

 

Ejemplo en líneas seguidas:

 

Copia: Doctor  Bernardo Torres, Tesorero Municipal;  doctor  Carlos Alberto Luna Torres, Alcalde Municipal

 

Identificación del Transcriptor:   Se escribe con mayúscula inicial el nombre y la inicial del apellido, de la persona responsable de transcribir el documento, dejando  dos interlineaciones de la línea que le antecede.  En caso de nombre compuesto es conveniente escribir uno de los dos.  Se recomienda emplear letra más pequeña.

 

Ejemplo:

Natalia Ch.

CARTA ESTILO BLOQUE EXTREMO

	MEMBRETE	De 3 a 4 cm
	Número  (referencia)  ×	2 interlineaciones
	Fecha                          ×	2 interlineaciones
	×	4 a 6 interlineaciones
	Tratamiento
	Nombre
	Cargo
	Empresa
	Dirección
	Ciudad                         ×	3 interlineaciones
	Asunto:                       ×	3 interlineaciones
	Saludo:                       ×	3 interlineaciones
	Si no hay asunto ni saludo, se dejan de 4 a 6 interlineaciones.
De 3 a 4 cm	Texto A 1 interlineación                     × A 2 interlineaciones cuando es punto aparte.		De 2 a 3 cm
	×	2 interlineaciones
	Despedida
	×	4 a 6 interlineaciones
	Remitente                   ×	1 interlineación
	Cargo
	×	2 a 4 interlineaciones
	Copia:                          ×	2 interlineaciones
	Anexo:                         ×	2 interlineaciones
	Identificación Transcriptor           ×	2 interlineaciones
	De 2 a 3 cm

CARTA ESTILO BLOQUE

	MEMBRETE	De 3 a 4 cm
	2 interlineaciones                             ×	Número  (referencia)
	2 interlineaciones                             ×	Fecha
		4 a 6 interlineaciones
	Tratamiento
	Nombre
	Cargo
	Empresa
	Dirección
	Ciudad
	×	3 interlineaciones Asunto:
	3 interlineaciones
	Saludo:
	Si no hay asunto ni saludo, se dejan de 4 a 6 interlineaciones.	3 interlineaciones
De 3 a 4 cm	Texto   1 interlineación		De 2 a 3 cm
	2 interlineaciones cuando es punto aparte.
		2 interlineaciones
	Despedida
		4 a 6 interlineaciones
	1 interlineación	Remitente
	1 interlineación	Cargo
		2 a 4 interlineaciones
	Copia:	2 interlineaciones
	Anexo:	2 interlineaciones
	Identificación Transcriptor	2 interlineaciones
	De 2 a 3 cm

MODELO 1 PARA CARTA – ESTILO BLOQUE

	LOGO Alcaldía Municipal de Popayán          Zona 1	De 3 a 4 cm   Zona 3
	2 interlineaciones                             ×	Número  (referencia)
	2 interlineaciones	Fecha 4 a 6 interlineaciones
	Tratamiento
	Nombre
	Cargo
	Empresa
	Dirección
	Ciudad
	3 interlineaciones	Asunto:
	Saludo:
	Si no hay asunto ni saludo, se dejan de 4 a 6 interlineaciones.	3 interlineaciones
De 3 a 4 cm	Texto  1 interlineación		De 2 a 3 cm
	2 interlineaciones cuando es punto aparte.
	Despedida	4 a 6 interlineaciones
	1 interlineación	Remitente
	1 interlineación	Cargo
		2 a 4 interlineaciones
	Copia:	2 interlineaciones
	Anexo:	2 interlineaciones
	Identificación Transcriptor ×	2 interlineaciones
Zona 2 Carrera 6  con 5. Plaza principal Telefax 8243075. email:alcaldiapopayan.gov.co Popayán -Cauca

 

MODELO 2 PARA CARTA-ESTILO BLOQUE

	LOGO ALCALDIA MUNICIPAL     Calle 57  25-39. Telefax:        email: Ciudad     zona 1	De 3 a 4 cm   Zona 3
	2 interlineaciones	Número  (referencia)
	2 interlineaciones	Fecha
		4 a 6 interlineaciones
	Tratamiento
	Nombre
	Cargo
	Empresa
	Dirección
	Ciudad	3 interlineaciones
	3 interlineaciones	Asunto:
	Saludo:
	Si no hay asunto ni saludo, se dejan de 4 a 6 interlineaciones.	3 interlineaciones
De 3 a 4 cm	Texto  1 interlineación		De 2 a 3 cm
	2 interlineaciones cuando es punto aparte.	2 interlineaciones
	Despedida	4 a 6 interlineaciones
	1 interlineación	Remitente
		Cargo
		2 a 4 interlineaciones
	Copia:	2 interlineaciones
	Anexo:	2 interlineaciones
	Identificación Transcriptor ×	2 interlineaciones
	Zona 3		De 2 a 3 cm.

                                                                     

                                                                                                                  

Plegado de la Carta:   De acuerdo con el tipo de sobre se le hace el doblez a la carta, ya que cada uno tiene una forma diferente de  plegarla 

 

Sobre rectangular o convencional:  Se lleva el borde inferior de la hoja hasta aproximadamente 3 ó 4 cm arriba de la mitad; se efectúa el primer doblez y se trae el borde superior de la hoja hacia abajo, dejando una pestaña de un centímetro; después se hace el último doblez.  Se inserta la carta en el sobre, de forma que al extraerla quede en posición de lectura.

Alcaldía Municipal Carrera 6  5-65 Ciudad, Departamento

Doctor JUAN ESTEBAN MUÑOZ P. Gerente General Empresas Colombianas S.A Carrera 23  8-49 MEDELLÍN,  ANTIOQUIA

RECOMENDADO

 

7.2.2  Circular Interna y Circular Externa

 

Circular Interna:  Comunicación con el mismo texto, utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad, se emplea cuando necesitamos informar lo mismo a diferentes dependencias

 

Circular Externa:  Comunicación con el mismo texto, utilizada para enviar a diferentes clientes externos.

 

Denominación del Documento:    A partir del membrete se dejan libres de 2 a 3 interlineaciones y se escribe la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada con negrilla o espaciada. 

 

Numeración:   La numeración será consecutiva y está a cargo de la Unidad de Correspondencia;  se coloca de 2 a 3 interlineaciones después de la denominación del documento, contra el margen izquierdo.

 

Fecha: Se escribe el nombre de la ciudad de origen y se deja el espacio para la fecha,  a 2 o 3 interlineaciones del número  (referencia).

Ejemplo:               Popayán,

 

Destinatario:  A 3 interlíneas de la fecha, se escribe con mayúscula sostenida, el grupo destinatario de la circular.  Es muy importante observar que la preposición PARA no va seguida de dos puntos  (:).  Se puede centrar, o escribir a partir del margen izquierdo.

 

Asunto:  Es una línea obligada y constituye la síntesis del tema expresada, máximo en cuatro palabras.  A tres interlineaciones del grupo destinatario, se escribe la palabra Asunto,  con mayúscula inicial y seguida de dos puntos  (:).

 

Texto:  Se inicia a 3 ó 4 interlineaciones después del asunto.  Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural.  Se escribe a interlineación sencilla y se dejan 2 interlineaciones cuando es punto aparte.  Si la circular es muy corta se puede dejar interlineación y media entre renglones del  texto.

 

Despedida:  Se dejan 2 interlineaciones después del texto y contra el margen izquierdo se escribe una expresión breve, seguida de una coma, o una frase de cortesía terminada en punto.

 

Remitente:  Se dejan de 4 a 6 interlineaciones después de la despedida y se escribe el nombre del remitente, alineado con el número y la ciudad y la fecha; luego, a 1 interlineación, se escribe el cargo con el mismo margen del nombre.

 

Los anexos, copia e  identificación del transcriptor se trabajan de la misma manera que  está especificado para la carta.

CIRCULAR INTERNA ESTILO BLOQUE

	MEMBRETE	De 3 a 4 cm
	×	2 a 3 intelineaciones
	C   I   R  C	U   L  A  R
	×	2 a 3 intelineaciones
	2  a 3 interlineaciones               ×	Número  (referencia)
	3 interlineaciones                    ×	Ciudad y fecha
	PARA GRUPO DESTINATARIO (opcional centrarlo)                        ×	3 interlineaciones
	3 a 4  interlineaciones               ×	Asunto:
De 3 a 4 cm	Texto A 1 interlineación                             ×		De 2 a 3 cm
	A 2 interlineaciones cuando es punto aparte.                               ×
	×	2 interlineaciones
	Despedida
	×	4 a 6 interlineaciones
	1 interlineación	Remitente
		Cargo
	×	3 a 4 interlineaciones
	Copia:                                   ×	2 interlineaciones
	Anexo:                                  ×	2 interlineaciones
	Identificación Transcriptor ×	2 interlineaciones
	De 2 a 3 cm

 

 

Modelo de Circular Externa.

Se tienen en cuenta los mismos requisitos de la carta.

CIRCULAR EXTERNA ESTILO BLOQUE EXTREMO

	MEMBRETE	De 3 a 4 cm
	C   I  R  C	U L  A R
	Número  (referencia)	2 interlineaciones
	Fecha	2 interlineaciones
		4 a 6 interlineaciones
	Tratamiento
	Nombre
	Cargo
	Empresa
	Dirección
	Ciudad	2 interlineaciones
	Asunto:	2 interlineaciones
	Saludo:	4 a 6 interlineaciones
De 3 a 4 cm	Texto A 1 interlineación		De 2 a 3 cm
	A 2 interlineaciones cuando es Punto aparte.                                   ×	2 interlineaciones
	Despedida	4 a 6 interlineaciones
	Remitente	1 interlineación
	Cargo
		3 a 4 interlineaciones
	Copia:	2 interlineaciones
	Anexo:	2 interlineaciones
	Identificación Transcriptor ×	2 interlineaciones
	De 2 a 3 cm

CIRCULAR EXTERNA ESTILO BLOQUE

	MEMBRETE	De 3 a 4 cm
	C  I  R  C	U  L  A  R
	2 interlineaciones                             ×	Número  (referencia)
	2 interlineaciones                             ×	Fecha
		4 a 6 interlineaciones
	Tratamiento
	Nombre
	Cargo
	Empresa
	Dirección
	Ciudad
		2 interlineaciones
	2 interlineaciones	Asunto:
	Saludo:
		4 a 6 interlineaciones
De 3 a 4 cm	Texto  1 interlineación		De 2 a 3 cm
	2 interlineaciones cuando es punto aparte.	2 interlineaciones
	Despedida
		4 a 6 interlineaciones
	1 interlineación	Remitente
		Cargo
		3 a 4 interlineaciones
	Copia:	2 interlineaciones
	Anexo:	2 interlineaciones
	Identificación Transcriptor ×	2 interlineaciones
	De 2 a 3 cm

 

 

7.2.3  Acta

 

Es una comunicación escrita que resume los temas debatidos en una reunión, los compromisos adquiridos y los acuerdos convenidos en los Comités.   

 

En las Alcaldías Municipales se elaboran diversos tipos de Actas: como las Actas de Compromiso, del Comité de Emergencia, del Consejo Comunitario, del Consejo de Gobierno, del Consejo de Seguridad. 

Para el caso de los documentos que se eliminan, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención o de Valoración Documental  se debe elaborar las Actas de Destrucción Documental.

 

Cada vez que debamos elaborar Actas debemos tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

Márgenes:

 

Superior:               De 3 a 4 centímetros

Izquierdo:             De 3 a 4 centímetros

Derecho:               De 2 a 3 centímetros

Inferior:                 De 2 a 3 centímetros

 

Membrete:   Identificación de la empresa o dependencia. Se utilizará la papelería para la correspondencia externa.

 

Título:  Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne.  Además se debe aclarar cuando el carácter de la reunión sea extraordinario.

 

Numeración:  La numeración de las Actas se iniciará cada año.

 

Redacción:   Se deben redactar en tiempo pasado y ningún párrafo debe iniciarse con gerundio.  El acta no debe redactarse en lenguaje telegráfico, ni debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.  Toda Acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles intrascendentes.  Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas.  Sin embargo, por solicitud expresa, se anotan las discrepancias.

 

Páginas subsiguientes:  Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño que el de la primera hoja y que no tenga impresión alguna.  El encabezado se sitúa a 2 ó 3 cm del borde superior y contra el margen izquierdo.  Se escriben con mayúscula inicial:  el nombre de la reunión, la palabra Acta antecedida de un guión y el número que le corresponde.  En el margen derecho, en el mismo renglón, se escribe el número correspondiente a la hoja. 

 

§  Acta de Destrucción.  Razón social, nombre oficina, nombre y cédula del funcionario responsable de la destrucción, destino  (venta, donación o reciclaje), detalle de los documentos y nombre, identificación y firma de los testigos, fecha de destrucción.

§  Acta de Destrucción Previa Microfilmación.  Razón social, nombre, apellidos y número de identificación del responsable de archivo, número del rollo y número y fecha de las actas de microfilmación que contiene los documentos objeto de la destrucción precisando su fecha, forma como se procedió a la destrucción de los documentos  (venta, donación o reciclaje).

MODELO DE ACTA ADMINISTRATIVA

De 3 a 4 cm	COMPAÑÍA ALFA LTDA
	REUNIÒN EXTRAORDINARIA DE JUNTA DIRECTIVA
	ACTA 002
	FECHA:               Popayán, 18 de marzo
	HORA:                 De  15:00 a 16:30 horas
	LUGAR:              Hotel Dann, Salón Dorado
	ASISTENTES:     Julián Londoño, Presidente
De 3 a 4 cm	Claudia Figueroa, Vicepresidente                              Adriana García, Secretaria	De 2 a 3 cm
	AUSENTES:        Hernán Martínez, Tesorero  (sin  justificación)
	Alvaro Chaves,  Vocal  (con justificación)
	ORDEN DEL DÍA:
	1.  Verificación del quórum
	2.  Lectura, discusión y aprobación del acta anterior
	3.  Directrices para el plan de remodelación y ampliación del área operativa de la empresa.
	DESARROLLO:
	1.  Verificación del quórum
	Se efectuó la verificación del quórum y...
	De 2 a 3 cm

 

.

SEGUNDA HOJA ACTA ADMINISTRATIVA

De 3 a 4 cm	De 2 a 3 cm   Reunión extraordinaria de Junta Directiva – Acta 002           2
	2.  Lectura, discusión y aprobación del acta anterior
	Se dio lectura al acta 001 y después de discutirla se aprobó con las siguientes modificaciones:
	2.1  ---------------------------------------------------------------
	2.2  ---------------------------------------------------------------
	3.  Directrices para el plan de remodelación y ampliación del área operativa de la empresa.
	Se inició con la presentación que hizo --------------
	3.1  El presupuesto para estas obras-----------------
	3.2  Los planos------------------------------------------
De 3 a 4 cm	-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.	De 2 a 3 cm
	CONVOCATORIA.  La próxima reunión se realizará el 12 de marzo a las 14:00 horas.
	CARLOS LONDOÑO M.              ANA MARÍA FORERO S.
	Presidente                                          Secretario
	Anexos:  Cinco juegos  (15 hojas) cada uno
	Bernarda G.
	De 2 a 3 cm