4.3      QUIENES INTERVIENEN EN DIPLOMÁTICA PARA LA CREACIÓN DE UN DOCUMENTO

4.3.1    Autor

4.3.2    Destinatario

4.3.3    Escritor de un documento

4.3 QUIENES INTERVIENEN EN DIPLOMÁTICA PARA LA CREACIÓN DE UN DOCUMENTO

4.3.1 Autor:   

Persona competente para la creación del documento que es emitido bajo su orden o en su nombre. En la esfera de lo privado puede ocurrir que el autor del acto es diferente de la persona que documenta el hecho.  Por ejemplo notario y vendedor

4.3.2 Destinatario: Persona o personas a las que está dirigido el documento. A veces destinatario de documento es diferente del de la acción, Por ejemplo en los registros el destinatario del acto comprador de una finca es diferente del documento, los que lo lean, la ciudad donde la propiedad está registrada.

 

4.3.3           Escritor de un Documento

Es la persona o personas responsables del tenor y articulación del escrito. Un alcalde  de los escritos de la ciudad.  Además pueden aparecer otras personas testigos para certificar la exactitud del acto o del documento.

 

Para identificar las funciones de las personas que intervienen en los documentos hay que tener en cuenta dos conceptos diplomáticos:

·         Responsabilidad del hecho, quien responde por el acto y

·         Competencia

 

Referente a las Personas se debe analizar:

1.       Quién era competente para cumplir el acto ejecutado

2.       En nombre de quien la persona competente actuaba:   En  su propio nombre (con que papel, ingeniero, amigo esposo etc).  En nombre de otro (la responsabilidad cae en una persona competente o en un representante).

3.       Quién era competente para emitir el documento

4.       En nombre de quien la persona emitió el documento

5.       Quién era competente para articular el escrito

6.       Quién era competente para determinar la formación y formas del documento

7.       A quien estaba dirigido el acto

8.       A quien estaba dirigido el documento

Si es Documento público y documento privado

En la antigua Roma,  público era lo que involucraba al pueblo como un todo. Privada era aquello despojado privado de. Documento creado por una persona que no ejercía cargo público.

 

En el sistema anglosajón un documento público lo es en relación a: proveniencia, pertenencia, sus efectos y su destino.   Desde el punto de vista archivístico un documento es público no solo por su proveniencia sino también por su relación. Por ejemplo una carta dirigida a la administración municipal  es un documento público.

 

En cuanto al archivista adopta una visión integral con respecto a la transmisión, es público si ha sido creado o enviado a una institución pública.  El autor del procedimiento define la naturaleza del documento.