13.7  TRANSFERENCIA DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE LAS DEPENDENCIAS AL ARCHIVO CENTRAL

 

El Jefe de Dependencia, es el responsable de analizar la  Tabla de Retención Documental y de acuerdo con lo establecido en el tiempo de retención, deberá cumplir con esta normatividad, igualmente debe cumplir con las formalidades que exija la empresa.

 

Para efectuar el proceso de transferencias se debe tener en cuenta que en el Archivo de Gestión o de Oficina reposan los documentos generados en los procesos de Gestión Administrativa, el tiempo de permanencia de los documentos en éste, depende fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las Tablas de Retención Documental para luego decidir su traslado al Archivo Central y /o al Archivo Histórico.

 

Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se relacionarán las series, subseries y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el número de folios.

 

Se recomienda que la transferencia se realice en Cajas de Archivo con su respectivo inventario documental, el cual debe venir en forma impresa y elaborado en una base de datos, el cual debe contener la siguiente información:  Código de la dependencia, nombre de la serie, subserie, unidad documental o tipo documental, fechas extremas de cada unidad documental, unidades de conservación  (paquetes, legajos, AZ, tomos, cajas, libros, microfichas, otros).  En el archivo central se asignará el número de la caja y la ubicación topográfica correspondiente para que la consulta sea inmediata.

 

CÓDIGO

SERIE, SUBSERIE, UNIDAD DOCUMENTAL O TIPO DOCUMENTAL

FECHAS EXTREMAS DE CADA UNIDAD DOCUMENTAL

UNIDAD DE CONSERVACIÓN  (Caja, carpeta, legajo, libro, tomo)

CAJA NÚMERO

UBICACIÓN TOPOGRÁFICA

 

La persona responsable del Archivo Central es la encargada de programar las transferencias; se realiza un calendario de remisiones anuales debe verificar el contenido de cada caja con el inventario y firmar a satisfacción el recibido para devolver una copia a la dependencia que remite y dejar el original en el archivo central.  Además, debe adicionar al sistema, la información contenida en el diskette.

 

Recibidos los documentos en el Archivo Central, la persona encargada debe constatar que las series y subseries documentales transferidas concuerdan con el inventario que las relaciona, para proceder a incorporarlas en las agrupaciones documentales correspondientes de acuerdo con el cuadro de clasificación establecido para cada oficina.

 

Los plazos y las fechas de transferencias se deberán hacer inmediatamente se cumpla el tiempo de retención establecido en las Tablas de Retención Documental para el archivo de gestión.  Es importante que cada dependencia coordine con la persona responsable del archivo central, la entrega de la documentación, para que ésta la reciba de acuerdo con las especificaciones establecidas en el presente manual.  Esto garantizará la eficacia de la consulta.

La documentación permanecerá en el Archivo Central durante el tiempo estipulado en las Tablas de Retención Documental y antes de transferirla al archivo histórico, se aplicará la disposición final y procedimientos previstos en la Tabla de Retención Documental.

 

Al transferir los documentos al Archivo Histórico se debe cotejar con el Inventario para incorporarla al Fondo Documental correspondiente, señalándole la signatura topográfica.